Organiser un concert du Nouvel An sans rien oublier

Un concert du Nouvel An demande plus qu’une réservation de musiciens et quelques chaises. Il faut verrouiller la date, le lieu, le programme et les inscriptions assez tôt, puis coordonner les besoins alimentaires, les droits musicaux et la technique. La dernière semaine sert surtout à confirmer les détails et préparer les documents. Le jour même, prévois l’ouverture de la salle, l’installation du son, l’accueil des visiteurs et un contrôle rapide de l’entrée et du sol.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver les musiciens
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les droits musicaux
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier les coordonnées
Coordonner les exigences techniques
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Emballer séparément les portions diététiques
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace des musiciens
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Déposer le programme à l’entrée

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
S’occuper des musiciens
2 personnes
Servir le buffet du Nouvel An
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Annoncer le compte à rebours
Animer le moment du Nouvel An
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Désinstaller le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Pieds de microqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Serpentinsqté 20
Nappesqté 10
Bannières du Nouvel Anqté 4
Décoration de table sans confettisqté 10
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’annoncer le concert, puis réserve les musiciens et les autres prestations dès que le programme est suffisamment défini.
Traite les inscriptions au fil de l’eau et demande les besoins alimentaires avant la date limite. Prépare les portions particulières séparément pour éviter les erreurs au buffet.
Fais valider les exigences techniques avec les musiciens avant leur arrivée : haut-parleurs, microphones, table de mixage, boîtiers DI, rallonges et multiprises doivent être prévus ensemble.
Imprime le déroulé et la liste des visiteurs avant le jour du concert. Garde aussi les coordonnées vérifiées à portée de main pour joindre rapidement un intervenant.
Ouvre la salle assez tôt pour l’aérer et contrôler l’entrée, le sol, les tables et les chaises. Installe ensuite l’espace des musiciens et la sonorisation avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert du Nouvel An ?: Commence plusieurs semaines à l’avance, idéalement dès que la date et le lieu sont disponibles. Les musiciens, les réservations, le programme et les droits musicaux sont les éléments qui prennent le plus facilement du retard.
Que faut-il vérifier la semaine avant le concert ?: Confirme les inscriptions, les coordonnées, les besoins alimentaires et les exigences techniques. Vérifie aussi la météo, imprime le déroulé et la liste des visiteurs, puis fais les courses et mets les boissons au frais la veille.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 2 à 3 heures avant l’accueil du public pour aérer, contrôler l’entrée, installer les tables et les chaises, aménager l’espace des musiciens et tester la sonorisation. Ajoute du temps si le câblage ou l’éclairage est complexe.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Achète les produits non périssables quelques jours avant et prépare les en-cas le jour du concert, suffisamment tôt pour garder un moment réservé à l’installation. Refroidis les boissons à l’avance, car plusieurs heures peuvent être nécessaires selon la quantité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.