Checklist voor een orkestenwedstrijd organiseren
Een orkestenwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen orkesten en juryleden vastleggen. Je moet inschrijvingen, muziekstukken, wedstrijdreglement, schema en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Regel daarnaast op tijd de locatie, vergunningen, verzekering, techniek en opslag van instrumenten. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, zodat jury, vrijwilligers, musici en publiek op de wedstrijddag weten waar ze moeten zijn en wat er gebeurt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Deelnemende orkesten uitnodigen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Muziekstukken registreren
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Juryleden uitnodigen
2 personen
Juryvergoeding regelen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Juryinstructies opstellen
2 personen
Programma laten drukken
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Parkeerinformatie voorbereiden
Routeborden ontwerpen
Prijzen en certificaten bestellen
2 personen
Muzieklessenaars controleren
2 personen
Instrumentenopslag plannen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Fotograaf briefen
Draaiboek printen
Event
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Wedstrijdruimte opbouwen
5 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Verlichting controleren
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Jury ontvangen
2 personen
Orkesten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijdonderdelen aankondigen
Orkesten naar podium begeleiden
2 personen
Wissels tussen orkesten begeleiden
3 personen
Juryformulieren uitdelen
Juryformulieren innemen
Tijdschema bewaken
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Orkesten uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
3 personen
Instrumentenopslag leegmaken
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelers legen en reinigen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Uitslagen digitaal versturen
Bedankbericht versturen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelsaantal 3
- Jurytafelsaantal 3
- Cateringtafelsaantal 6
- Publieksstoelenaantal 300
- Jurystoelenaantal 6
- Kleedkamerstoelenaantal 40
- Podiumdelenaantal 12
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Kledingrekkenaantal 6
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 100
- Lessenaarslampenaantal 40
- Dirigentenlessenaarsaantal 8
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Versterker
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengsnoerenaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 6
- Laptopaantal 2
- Presentatiescherm
- Beamer
- Portofoonsaantal 8
- Timeraantal 2
- Fotocamera
Verlichting
- Podiumspotsaantal 6
- Ledlampenaantal 10
- Batterijenaantal 40
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 300
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
- Opscheplepelsaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 4
- Serveerplateausaantal 20
- Scharenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
Decoratie
- Wedstrijdbanierenaantal 6
- Podiumachtergrond
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
- Pijlbordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat de inschrijvingen openen. Vermeld onder meer de speelduur, categorieën, toegestane muziekstukken, beoordelingswijze en uiterste inschrijfdatum.
- Plan het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen en geregistreerde muziekstukken zijn gecontroleerd. Reserveer per orkest tijd voor opbouw, optreden, wissel en eventuele uitloop.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de deelnemersgegevens uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd. Geef het definitieve aantal maaltijden daarna aan de catering door.
- Controleer de techniek minstens 1 week vooraf op locatie: muzieklessenaars, lessenaarslampen, microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels, stroompunten en podiumspots.
- Wijs vrijwilligers taken toe met een tijdstip en verzamelpunt. Plan aparte bezetting voor ontvangst, publieksbegeleiding, backstage, instrumentenopslag, parkeerinformatie en het contact met de jury.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een orkestenwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met het reglement, de locatie, juryleden en uitnodigingen. Open de inschrijvingen daarna met een duidelijke sluitingsdatum, zodat je nog tijd houdt voor het schema en de deelnemersinformatie.
- Wanneer moet ik de inschrijvingen voor een orkestenwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijvingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Gebruik daarna ongeveer 2 weken om deelnemersgegevens, muziekstukken en dieetwensen te controleren en het wedstrijdschema te maken.
- Hoeveel tijd moet ik per orkest in het wedstrijdschema reserveren?
- Reken naast de speeltijd op minimaal 15 minuten voor wisselen en opstellen. Voeg per blok 10 tot 15 minuten uitloop toe; bij grote orkesten of veel podiumapparatuur is 20 minuten wisseltijd realistischer.
- Wanneer moet de techniek van een orkestenwedstrijd getest worden?
- Doe een volledige technische controle uiterlijk 7 dagen vooraf en test op de wedstrijddag opnieuw vóór de eerste repetitie of soundcheck. Controleer dan ook stroom, kabels, microfoonstatieven, monitorluidsprekers, timer en portofoons.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!