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Orchesterwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Orchesterwettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur einen Termin und eine Bühne. Du musst Reglement, Anmeldungen, Jury, Spielplan, Technik, Verpflegung und den Ablauf für Orchester und Publikum aufeinander abstimmen. Beginne mehrere Monate vorher mit Ort, Genehmigungen und Ausschreibung; in den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Datenprüfung, Einteilung und Technik. Die Checkliste bündelt 82 Aufgaben und 59 benötigte Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettbewerbsreglement festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Orchester einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Musikstücke erfassen

    2 Personen

  • Teilnehmerdaten prüfen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Jurymitglieder einladen

    2 Personen

  • Juryvergütung regeln

  • Location reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Wettkampfplan erstellen

    2 Personen

  • Richteranweisungen erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken lassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Publikumseinladungen verschicken

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Kontakt festhalten

  • Parkinformationen vorbereiten

  • Wegweiser entwerfen

  • Preise und Zertifikate bestellen

    2 Personen

  • Notenpulte kontrollieren

    2 Personen

  • Lagerung der Instrumente planen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Fotografen briefen

  • Ablaufplan ausdrucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Be- und Entladezone freihalten

    2 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Wettkampfraum aufbauen

    5 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Jury empfangen

    2 Personen

  • Orchester empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Wettbewerbsteile ankündigen

  • Orchester zur Bühne begleiten

    2 Personen

  • Wechsel zwischen Orchestern begleiten

    3 Personen

  • Juryformulare austeilen

  • Juryformulare einsammeln

  • Zeitplan überwachen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate überreichen

    3 Personen

  • Schlusswort halten

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Orchester verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    3 Personen

  • Instrumentenlager leeren

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Ergebnisse digital versenden

  • Dankesnachricht versenden

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Gemietete Technik zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 3
  • JurytischeAnz. 3
  • Catering-TischeAnz. 6
  • PublikumssitzeAnz. 300
  • JurystühleAnz. 6
  • UmkleidestühleAnz. 40
  • BühnenelementeAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 6

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 100
  • PultlampenAnz. 40
  • DirigentenpulteAnz. 8
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • Verstärker
  • AudiokabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • LaptopAnz. 2
  • Präsentationsbildschirm
  • Beamer
  • FunkgeräteAnz. 8
  • TimerAnz. 2
  • Fotokamera

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 10
  • BatterienAnz. 40

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 300
  • TellerAnz. 300
  • BestecksetsAnz. 300
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • EisbehälterAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 20
  • ScherenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

  • WettkampfbannerAnz. 6
  • Bühnenhintergrund
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Wettbewerbsreglement fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Darin sollten unter anderem Wertung, erlaubte Musikstücke, Zeitlimits und Abgabefristen stehen; Änderungen nach dem Anmeldestart führen schnell zu Rückfragen.
  • Plane die Jury nicht erst nach Eingang der Anmeldungen. Lade die Jurymitglieder früh ein, kläre ihre Vergütung schriftlich und erstelle spätestens zwei Wochen vor dem Wettbewerb verbindliche Richteranweisungen.
  • Prüfe Teilnehmerdaten, Musikstücke und Ernährungswünsche nach Anmeldeschluss in einer gemeinsamen Übersicht. Schicke Teilnehmerinformationen mit Zeitplan, Parkhinweisen und Lagerung der Instrumente spätestens 7 Tage vor dem Termin.
  • Teste die komplette Ton- und Präsentationstechnik vor dem Einlass: Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Beamer und Präsentationsbildschirm. Halte zusätzlich Audiokabel, Verlängerungskabel und Gaffer Tape als Reserve bereit.
  • Teile Freiwillige nach Bereichen und Uhrzeiten ein, nicht nur nach Namen. Für Empfang, Bühne, Umkleiden, Publikum, Wegweiser und Erste Hilfe sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein; Funkgeräte und ein Timer erleichtern die Abstimmung während des Wettbewerbs.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Orchesterwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Reglement, Ort, Jury und Genehmigungen. Die Ausschreibung und Anmeldungen sollten mindestens 3 bis 4 Monate vor dem Wettbewerb starten.
Was muss in das Reglement für einen Orchesterwettbewerb?
Regle mindestens Teilnahmebedingungen, Besetzung, erlaubte Musikstücke, maximale Spielzeit, Wertung, Einspruchsfristen und Preise. Verschicke die endgültige Fassung spätestens 2 Wochen vor Anmeldestart.
Wann sollte der Wettbewerbsplan fertig sein?
Erstelle einen vorläufigen Plan direkt nach Ende der Anmeldefrist und prüfe ihn mit Jury und Technik. Versende den verbindlichen Zeitplan spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb.
Wie viele Helfer braucht ein Orchesterwettbewerb?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Empfang, Bühne, Umkleiden, Publikum und Erste Hilfe ein; bei mehreren Orchestern kommen Einlass- und Bühnenhelfer hinzu. Die Einteilung sollte spätestens 2 Wochen vorher feststehen.

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