Checklist pour organiser un concours d’orchestres

Un concours d’orchestres demande une coordination précise entre les formations participantes, le jury, la scène et le public. Commence par fixer le règlement et le calendrier, puis sécurise rapidement le lieu, les autorisations et l’assurance. Les inscriptions, les morceaux interprétés et les besoins alimentaires doivent être centralisés avant de construire le programme. Cette checklist de 82 tâches et 59 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les orchestres participants
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les morceaux
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inviter les membres du jury
2 personnes
Prévoir l’indemnité du jury
Réserver le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Rédiger les instructions pour le jury
2 personnes
Faire imprimer le programme
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Préparer les informations de stationnement
Concevoir les panneaux d’orientation
Commander les prix et les certificats
2 personnes
Vérifier les pupitres de musique
2 personnes
Planifier le stockage des instruments
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Briefer le photographe
Imprimer le déroulé

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter l’espace de compétition
5 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Accueillir le jury
2 personnes
Accueillir les orchestres
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les épreuves de la compétition
Accompagner les orchestres jusqu’à la scène
2 personnes
Encadrer les transitions entre les orchestres
3 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Récupérer les formulaires du jury
Veiller au planning
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Accompagner les orchestres à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
3 personnes
Vider le rangement des instruments
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer les résultats numériquement
Envoyer un message de remerciement
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables du juryqté 3
Tables de cateringqté 6
Chaises pour le publicqté 300
Chaises de juryqté 6
Chaises des vestiairesqté 40
Éléments de podiumqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 100
Lampes de pupitreqté 40
Pupitres de chef d'orchestreqté 8
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Amplificateur
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Talkies-walkiesqté 8
Minuterieqté 2
Appareil photo

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 40

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 300
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Ciseauxqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Bannières de compétitionqté 6
Fond de scène
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 4 semaines avant le concours. Demande dès l’inscription le nom de l’orchestre, les coordonnées du responsable, les morceaux joués et les besoins techniques ou alimentaires.
Prépare le programme seulement après avoir vérifié les données de chaque participant. Envoie les horaires, les consignes d’accès, le stationnement et les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement.
Réserve une table distincte pour le jury et prévois une chaise par juré, avec les instructions imprimées et une minuterie pour respecter la durée prévue de chaque passage.
Vérifie les pupitres de musique, les lampes de pupitre, les microphones, les câbles, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant. Ajoute du ruban gaffer pour sécuriser les câbles et limite les changements de scène entre deux orchestres.
Attribue les bénévoles par zone plutôt que de les laisser s’organiser sur place : accueil, vestiaire, orientation, scène, jury et catering. Donne-leur un moyen de communication, comme des talkies-walkies, et le contact des premiers secours avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’orchestres ?: Prévois au moins 3 mois pour un concours avec plusieurs formations, un jury et du matériel technique. Les inscriptions et la réservation du lieu doivent être lancées dès les premières semaines, car elles conditionnent le programme final.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des orchestres ?: Ouvre les inscriptions environ 8 à 10 semaines avant le concours et fixe une clôture 4 semaines avant. Garde ensuite quelques jours pour vérifier les informations, enregistrer les morceaux et traiter les demandes particulières.
Quand envoyer le programme aux orchestres participants ?: Envoie le programme définitif au moins 7 jours avant l’événement. Il doit préciser l’heure d’arrivée, l’ordre de passage, les consignes du jury, les informations de stationnement et les modalités de rangement des instruments.
Quel matériel vérifier avant un concours d’orchestres ?: Fais un contrôle complet 48 heures avant : pupitres, lampes, pupitres de chef, microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, câbles, rallonges et éclairage de scène. Teste aussi la minuterie, l’ordinateur, l’écran ou le vidéoprojecteur si ces équipements sont utilisés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.