Checklist para organizar un concurso de orquestas

Un concurso de orquestas necesita más que un escenario y un jurado. Antes de anunciarlo, tendrás que cerrar el reglamento, las categorías, las piezas musicales y el sistema de inscripción. Después vienen los permisos, el seguro, el calendario, el sonido y la coordinación de participantes, público y voluntarios. Usa esta checklist para ordenar el trabajo y llegar al día del concurso con la información, el equipo y los responsables preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Invitar a las orquestas participantes
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Registrar piezas musicales
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Invitar a los miembros del jurado
2 personas
Gestionar la remuneración del jurado
Reservar el lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Preparar las instrucciones para el jurado
2 personas
Imprimir el programa
Enviar información a los participantes
2 personas
Enviar invitaciones al público
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Preparar la información de aparcamiento
Diseñar carteles de ruta
Pedir premios y certificados
2 personas
Comprobar los atriles
2 personas
Planificar el almacenamiento de instrumentos
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Informar al fotógrafo
Imprimir el plan de trabajo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el espacio de competición
5 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Conectar la técnica
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Recibir al jurado
2 personas
Recibir a las orquestas
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir programas
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las pruebas de la competición
Guiar a las orquestas al escenario
2 personas
Coordinar los cambios entre orquestas
3 personas
Repartir formularios del jurado
Recoger los formularios del jurado
Vigilar el horario
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios y certificados
3 personas
Preparar el discurso de clausura
Despedir al público
3 personas
Despedir a las orquestas
3 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
3 personas
Vaciar el almacén de instrumentos
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar los refrigeradores
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar los resultados digitalmente
Enviar mensaje de agradecimiento
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 3
Mesas del juradocant. 3
Mesas de cateringcant. 6
Asientos para el públicocant. 300
Sillas del juradocant. 6
Sillas del vestuariocant. 40
Piezas de escenariocant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Percheroscant. 6

Equipo

Atriles de músicacant. 100
Lámparas de atrilcant. 40
Atriles de directorcant. 8
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Amplificador
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Portátilcant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Walkie-talkiescant. 8
Temporizadorcant. 2
Cámara de fotos

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Bateríascant. 40

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 300
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas para servircant. 20
Tijerascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 12
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Banderolas de competicióncant. 6
Fondo del escenario
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones. Define categorías, duración máxima, criterios de puntuación, orden de actuación y qué ocurre si una orquesta llega tarde o cambia su pieza.
Reserva el lugar y comprueba permisos y seguro con varias semanas de margen. Confirma también el espacio para guardar instrumentos, los camerinos y una zona separada para el jurado.
Prepara el calendario cuando conozcas las orquestas y sus piezas. Envía a cada participante su hora de llegada, prueba de sonido, actuación, aparcamiento y contacto del día al menos 7 días antes.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Revisa micrófonos, mesa de mezclas, monitores, atriles, lámparas de atril, focos, cables y regletas; lleva cinta gaffer para fijar cables y marcar recorridos.
Asigna voluntarios por función y turno, no solo por zona. Calcula al menos una persona para recepción, otra para el backstage y otra para acompañar al jurado, y entrega walkie-talkies a quienes deban resolver incidencias rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de orquestas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar permisos y seguro, invitar al jurado, abrir inscripciones y pedir premios y certificados sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de las orquestas?: Ciérralas entre 3 y 4 semanas antes del concurso. Así tendrás tiempo para comprobar los datos, registrar las piezas musicales, recoger preferencias dietéticas y elaborar un calendario realista.
¿Qué equipo de sonido necesita un concurso de orquestas?: Como mínimo, revisa micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, monitores, amplificador, cables de audio, alargadores y regletas. Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura, con el mismo montaje previsto para las actuaciones.
¿Cuándo se debe enviar la información a los participantes y al público?: Envía las instrucciones finales a las orquestas entre 5 y 7 días antes, incluyendo horarios, aparcamiento y contacto del evento. Publica o entrega el programa al público cuando el calendario esté confirmado y lleva copias impresas para recepción y jurado.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.