Zo organiseer je een orkestenfestival zonder planningsgaten

Begin niet met de podiumopstelling, maar met datum, programma en het aantal orkesten dat je wilt ontvangen. Daarna leg je aanmeldingen, repertoire, optreedtijden en technische wensen vast in één overzicht. Reserveer de locatie vroeg en werk vervolgens de publieksrouting, catering, parkeerafspraken en vergunningen uit. In de laatste weken draait het vooral om bevestigen: contactlijst, programma, naambadges, routeborden, vrijwilligers en een technische doorloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Orkesten uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Optredens inplannen
2 personen
5
Repertoire en tijden verzamelen
2 personen
6
Contactpersonen registreren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Publieksaanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Locatie reserveren
11
Vergunningen controleren
12
Parkeerafspraken maken
2 personen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Techniek reserveren
2 personen
15
Drukwerk bestellen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Contactlijst afdrukken
18
Programma afdrukken
2 personen
19
Routeborden voorbereiden
2 personen
20
Naambadges maken
2 personen
21
Muzieklessenaars labelen
2 personen
22
Podiumindeling uitwerken
2 personen
23
Technische wensen verzamelen
2 personen
24
Bladmuziekruimte inrichten
2 personen
25
Publieksrouting uitwerken
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Podium opbouwen
6 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
34
Stoelen plaatsen
5 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Routeborden plaatsen
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
Techniek testen
4 personen
43
Instrumentopstelling testen
3 personen

Event

44
Orkesten ontvangen
4 personen
45
Publiek ontvangen
4 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Garderobe bemannen
2 personen
48
Orkesten naar speelruimte begeleiden
2 personen
49
Optredens aankondigen
50
Microfoons bedienen
2 personen
51
Licht bedienen
52
Pauze aankondigen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Buffet aanvullen
2 personen
57
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
58
Gevonden voorwerpen registreren
59
Laatste optreden afsluiten
2 personen
60
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Apparatuur uitschakelen
3 personen
62
Instrumenten laten ophalen
2 personen
63
Podium afbouwen
6 personen
64
Geluidsinstallatie afbouwen
4 personen
65
Meubilair terugplaatsen
5 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Materialen controleren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Stoelenaantal 180
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Ontvangsttafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Klapstoelenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 80
Dirigentenlessenaarsaantal 6
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Muziekstandaardlampenaantal 20
Lessenaarsclipsaantal 80
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Labelprinters
Nietmachinesaantal 3
Schrijfplankjesaantal 6
Gereedschapskoffersaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Batterijen AAaantal 32
Batterijen AAAaantal 32

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerplateausaantal 16
Schenk kannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 120
Ballongewichtenaantal 8
Programmastandaardsaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Decoratieve plantenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Polsbandjesaantal 250
Garderobenummersaantal 250
Wegwerpregencapesaantal 50

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Leg per orkest één contactpersoon vast en vraag repertoire, bezetting, gewenste speeltijd en technische wensen uiterlijk 6 weken voor het festival op. Zonder die gegevens kun je het programma en de podiumindeling niet betrouwbaar maken.
Plan optredens met vaste wisseltijd tussen de orkesten. Reken naast de speeltijd minimaal 15 minuten voor afbouw, opbouw en het verplaatsen van muzieklessenaars en stoelen.
Controleer de techniek op basis van de verzamelde wensen: denk aan microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, monitoren, DI-boxen en voldoende XLR- en verlengkabels. Test alles uiterlijk 2 uur voor de eerste uitvoering.
Werk de publieks- en artiestenrouting afzonderlijk uit. Markeer bladmuziekruimte, garderobe, podiumtrap, ontvangsttafel en buffet met routeborden, zodat muzikanten niet door de publieksstroom hoeven.
Print de contactlijst en het programma uiterlijk 2 dagen vooraf en maak naambadges, lessenaarslabels en vrijwilligersindeling klaar. Reserveer op de dag zelf minstens 1 coördinator voor orkesten en 1 voor techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een orkestenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 maanden vooraf met datum, locatie en uitnodigingen aan orkesten. Plan repertoire, technische wensen en optreedtijden uiterlijk 6 weken voor het festival definitief in.
Hoeveel tijd moet je tussen optredens van orkesten plannen?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee optredens voor afbouw, opbouw en het wisselen van stoelen en muzieklessenaars. Bij grote orkesten of een gedeeld podium is 20 tot 30 minuten veiliger.
Wanneer moet je de technische wensen van orkesten verzamelen?: Vraag de technische wensen uiterlijk 6 weken vooraf op en controleer ze opnieuw 2 weken voor het festival. Zo kun je microfoons, monitorluidsprekers, kabels en het mengpaneel tijdig aanpassen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een orkestenfestival?: Reken minimaal op 1 coördinator per 3 à 4 deelnemende orkesten, plus 2 mensen voor ontvangst en publieksrouting. Voeg opbouw- en techniekvrijwilligers toe als podium, geluid en catering niet door een vaste ploeg worden verzorgd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.