Wie du ein Orchesterfestival organisierst
Bei einem Orchesterfestival entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit Datum, Programm und den eingeladenen Orchestern, bevor du Bühne, Technik und Catering festlegst. Danach bündelst du Anmeldungen, Auftrittszeiten, Ansprechpartner und besondere Ernährungswünsche. Plane spätestens in der letzten Woche den Aufbau, die Besucherlenkung und die Helferbesetzung mit konkreten Zuständigkeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
- 2
Orchester einladen
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Auftritte einplanen
2 Personen
- 5
Repertoire und Zeiten zusammentragen
2 Personen
- 6
Ansprechpartner erfassen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Publikumsanmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Location reservieren
- 11
Genehmigungen prüfen
- 12
Parkabsprachen treffen
2 Personen
- 13
Catering bestellen
2 Personen
- 14
Technik reservieren
2 Personen
- 15
Drucksachen bestellen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Kontaktliste ausdrucken
- 18
Programm drucken
2 Personen
- 19
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 21
Notenständer beschriften
2 Personen
- 22
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 23
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 24
Notenraum einrichten
2 Personen
- 25
Besucherlenkung ausarbeiten
2 Personen
- 26
Einkaufen gehen
3 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 29
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
- 30
Location öffnen
2 Personen
- 31
Bühne aufbauen
6 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 33
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 34
Stühle aufstellen
5 Personen
- 35
Tische aufstellen
3 Personen
- 36
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 42
Technik testen
4 Personen
- 43
Instrumentenaufbau testen
3 Personen
Event
- 44
Orchester empfangen
4 Personen
- 45
Publikum empfangen
4 Personen
- 46
Programm verteilen
2 Personen
- 47
Garderobe besetzen
2 Personen
- 48
Orchester zum Spielbereich begleiten
2 Personen
- 49
Auftritte ankündigen
- 50
Mikrofone bedienen
2 Personen
- 51
Licht steuern
- 52
Pause ankündigen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 56
Buffet auffüllen
2 Personen
- 57
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 58
Fundgegenstände registrieren
- 59
Letzten Auftritt abschließen
2 Personen
- 60
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Geräte ausschalten
3 Personen
- 62
Instrumente abholen lassen
2 Personen
- 63
Bühne abbauen
6 Personen
- 64
Tonanlage abbauen
4 Personen
- 65
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Location reinigen
5 Personen
- 69
Dekoration entfernen
3 Personen
- 70
Materialien prüfen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppeAnz. 2
- StühleAnz. 180
- BistrotischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 6
- EmpfangstischAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 3
- KlappstühleAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 6
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 80
- DirigentenpulteAnz. 6
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- MonitorspeakerAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 12
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- NotenständerlampenAnz. 20
- NotenpultklammernAnz. 80
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
- LadestationenAnz. 2
- Etikettendrucker
- TackerAnz. 3
- SchreibbretterAnz. 6
- WerkzeugkofferAnz. 2
- KabelbinderAnz. 200
- Gaffer TapeAnz. 8
- AA-BatterienAnz. 32
- AAA-BatterienAnz. 32
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 220
- BestecksetsAnz. 220
- ServierplattenAnz. 16
- AusgießkannenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- BühnentücherAnz. 4
- BallonsAnz. 120
- BallongewichteAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 10
- NamensschilderAnz. 100
- Dekorative PflanzenAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- InfotafelnAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 4
- KreidestifteAnz. 8
- ArmbänderAnz. 250
- GarderobennummernAnz. 250
- Einweg-RegenponchosAnz. 50
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- StaubsaugerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Tipps
- Lege Programm und Auftrittszeiten fest, bevor du die Bühne einteilst. Frage bei jedem Orchester nach Besetzung, Repertoire, benötigten Notenpulten und technischen Anschlüssen, damit die Reihenfolge nicht am Veranstaltungstag geändert werden muss.
- Sammle Anmeldungen und Ansprechpartner in einer gemeinsamen Liste. Drucke die Kontaktliste spätestens am Vortag aus und halte eine digitale Version bereit, falls sich kurzfristig ein Auftritt oder eine Ankunftszeit ändert.
- Prüfe die Raumaufteilung mindestens zwei Wochen vorher: Bühne, Bühnentreppe, Stühle, Notenpulte, Empfang, Garderobe und Notenraum müssen gleichzeitig funktionieren. Markiere die Wege für Musiker und Publikum, statt sie erst beim Aufbau festzulegen.
- Kläre technische Anforderungen frühzeitig und plane Kabelwege mit Kabelmatten. Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, DI-Boxen und XLR-Kabel sollten vor dem Festival nach Aufbauplan geprüft und beschriftet werden.
- Bestelle Catering und Geschirr nach bestätigten Anmeldungen, nicht nach einer groben Schätzung. Erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher und teile Helfer für Empfang, Besucherlenkung, Bühne und Notenraum mit Uhrzeit ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Orchesterfestival planen?
- Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Einladungen an die Orchester. Location, Genehmigungen und technische Reservierungen solltest du möglichst innerhalb der ersten vier Wochen klären.
- Wie plant man die Auftritte bei einem Orchesterfestival?
- Sammle Repertoire, Besetzung und benötigte Spielzeit von jedem Orchester und erstelle daraus einen Ablauf mit Umbaupausen. Plane pro Wechsel mindestens 10 bis 15 Minuten ein, bei großen Besetzungen eher 20 Minuten.
- Wie viele Helfer braucht ein Orchesterfestival?
- Für ein Festival mit mehreren Orchestern solltest du mindestens vier feste Bereiche besetzen: Empfang, Besucherlenkung, Bühne und Notenraum. Rechne zusätzlich mit einer Reserve von zwei Helfern, damit Pausen, Umbauten und kurzfristige Probleme abgedeckt sind.
- Wann müssen Technik und Bühne kontrolliert werden?
- Prüfe Bühnenaufteilung, Stühle, Notenpulte und technische Anforderungen spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte ein vollständiger Soundcheck mindestens zwei Stunden vor dem ersten Auftritt beginnen.
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