Cómo organizar un festival de orquestas sin perder el control
Un festival de orquestas necesita una coordinación más precisa que un concierto único: varias agrupaciones, repertorios, cambios de escenario y necesidades técnicas distintas. Empieza fijando la fecha y el programa, y confirma después la disponibilidad de las orquestas y del lugar. A partir de ahí, ordena las inscripciones, los horarios, los permisos, el catering y la producción técnica. Reserva tiempo para probar el sonido, montar la sala de partituras y explicar a voluntarios y participantes cómo circularán por el recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
- 2
Invitar a las orquestas
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
2 personas
- 4
Planificar las actuaciones
2 personas
- 5
Reunir repertorio y horarios
2 personas
- 6
Registrar los contactos
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar las inscripciones del público
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Reservar el lugar
- 11
Comprobar permisos
- 12
Hacer los acuerdos de aparcamiento
2 personas
- 13
Pedir el catering
2 personas
- 14
Reservar técnica
2 personas
- 15
Encargar material impreso
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Imprimir la lista de contactos
- 18
Imprimir el programa
2 personas
- 19
Preparar señales de ruta
2 personas
- 20
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 21
Etiquetar los atriles
2 personas
- 22
Definir la distribución del escenario
2 personas
- 23
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 24
Montar sala de partituras
2 personas
- 25
Definir la circulación del público
2 personas
- 26
Hacer la compra
3 personas
- 27
Enfriar bebidas
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
4 personas
- 29
Preparar el punto de café y té
2 personas
- 30
Abrir la ubicación
2 personas
- 31
Montar el escenario
6 personas
- 32
Montar el sistema de sonido
4 personas
- 33
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 34
Colocar las sillas
5 personas
- 35
Montar mesas
3 personas
- 36
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 37
Montar el buffet de catering
3 personas
- 38
Colgar la decoración
3 personas
- 39
Colocar señales de ruta
2 personas
- 40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 41
Comprobar los baños
2 personas
- 42
Probar la técnica
4 personas
- 43
Probar la instalación de instrumentos
3 personas
Evento
- 44
Recibir a las orquestas
4 personas
- 45
Recibir al público
4 personas
- 46
Repartir el programa
2 personas
- 47
Atender el guardarropa
2 personas
- 48
Acompañar a las orquestas al área de actuación
2 personas
- 49
Anunciar las actuaciones
- 50
Operar los micrófonos
2 personas
- 51
Controlar la iluminación
- 52
Anunciar el descanso
- 53
Servir aperitivos
3 personas
- 54
Rellenar las bebidas
3 personas
- 55
Servir café y té
2 personas
- 56
Reponer el bufé
2 personas
- 57
Responder preguntas del público
2 personas
- 58
Registrar objetos perdidos
- 59
Cerrar la última actuación
2 personas
- 60
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
- 61
Apagar el equipo
3 personas
- 62
Recoger los instrumentos
2 personas
- 63
Desmontar el escenario
6 personas
- 64
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
- 65
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Recoger la basura
3 personas
- 68
Limpiar el lugar
5 personas
- 69
Retirar la decoración
3 personas
- 70
Comprobar los materiales
2 personas
- 71
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 72
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenariocant. 2
- Sillascant. 180
- Mesas bistrocant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesa de recepcióncant. 2
- Percheroscant. 3
- Sillas plegablescant. 12
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 6
Equipo
- Atriles de músicacant. 80
- Atriles de directorcant. 6
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Lámparas de atrilcant. 20
- Pinzas para atrilescant. 80
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías externascant. 6
- Estaciones de cargacant. 2
- Impresoras de etiquetas
- Grapadorascant. 3
- Portapapelescant. 6
- Maletines de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 8
- Pilas AAcant. 32
- Pilas AAAcant. 32
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas para servircant. 16
- Jarras para servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Decoración
- Mantelescant. 18
- Telones de escenariocant. 4
- Globoscant. 120
- Pesos para globoscant. 8
- Atriles para programascant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Plantas decorativascant. 12
- Flechas de rutacant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Pizarrascant. 4
- Rotuladores de tizacant. 8
- Pulserascant. 250
- Números de guardarropacant. 250
- Impermeables desechablescant. 50
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradorascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 12
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los horarios antes de enviar invitaciones. Pide a cada orquesta su repertorio, duración y necesidades técnicas con al menos 6 semanas de antelación; los cambios de última hora afectan al escenario y a la mesa de mezclas.
- No dejes las inscripciones para el final. Cierra las de las orquestas unas 4 semanas antes y las del público al menos 10 días antes, incluyendo preferencias dietéticas y datos de contacto actualizados.
- Haz un plano del escenario y de la circulación del público antes de reservar mobiliario. Comprueba que caben las piezas de escenario, los atriles, las sillas, los micrófonos y los cables sin bloquear pasillos ni salidas.
- Tramita permisos, aparcamiento y acuerdos con proveedores como un solo bloque de producción. Confirma por escrito el lugar, la técnica y el catering 2 semanas antes, y lleva una copia impresa de los contactos el día del festival.
- Programa un montaje con margen: calcula al menos 3 horas para escenario, sonido, iluminación y sala de partituras. Etiqueta los atriles, prepara las tarjetas de identificación y deja linternas, regletas y cables de repuesto en un punto accesible.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de orquestas?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas debes fijar fecha, programa y lugar; deja las últimas 2 semanas para confirmar permisos, técnica, catering, voluntarios y horarios.
- ¿Cuándo hay que pedir el repertorio de las orquestas?
- Solicítalo al confirmar la participación y ciérralo unas 6 semanas antes. Necesitas la duración de cada actuación y los cambios de formación para preparar el programa, la distribución del escenario y las necesidades de sonido.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un festival de orquestas?
- Reserva como mínimo 3 horas de montaje y añade tiempo para una prueba técnica. Si participan varias orquestas, planifica también una franja de 30 minutos para revisar cambios de escenario, atriles, micrófonos y circulación.
- ¿Cuándo se cierra la inscripción del público?
- Ciérrala entre 7 y 10 días antes del festival. Así puedes confirmar el número de sillas, mesas, vasos, tazas, platos, cubiertos y raciones de catering, además de ordenar las preferencias dietéticas.
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