Organiser un festival d’orchestres, étape par étape

Un festival d’orchestres se prépare d’abord avec un programme réaliste, puis avec un suivi précis des groupes, du public et de la technique. Fixe la date, confirme les orchestres et rassemble leurs répertoires, horaires et besoins alimentaires avant de réserver définitivement les prestataires. Le lieu doit permettre d’installer les pupitres, les partitions, la scène et la circulation du public. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, imprimer les documents et vérifier chaque détail d’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Inviter les orchestres
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Planifier les spectacles
2 personnes
5
Rassembler le répertoire et les horaires
2 personnes
6
Enregistrer les contacts
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions du public
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le lieu
11
Vérifier les autorisations
12
Organiser le stationnement
2 personnes
13
Commander le catering
2 personnes
14
Réserver la technique
2 personnes
15
Commander les imprimés
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer la liste de contacts
18
Imprimer le programme
2 personnes
19
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
20
Créer les badges nominatifs
2 personnes
21
Étiqueter les pupitres
2 personnes
22
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
23
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
24
Aménager la salle pour les partitions
2 personnes
25
Élaborer l'orientation du public
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Monter la scène
6 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Monter l’installation lumière
3 personnes
34
Installer les chaises
5 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Tester la technique
4 personnes
43
Tester l’installation des instruments
3 personnes

Événement

44
Accueillir les orchestres
4 personnes
45
Accueillir le public
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Tenir le vestiaire
2 personnes
48
Accompagner les orchestres vers l’espace de jeu
2 personnes
49
Annoncer les spectacles
50
Gérer les micros
2 personnes
51
Gérer l’éclairage
52
Annoncer la pause
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
57
Répondre aux questions du public
2 personnes
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Clore la dernière performance
2 personnes
60
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

61
Éteindre l’équipement
3 personnes
62
Faire récupérer les instruments
2 personnes
63
Démonter la scène
6 personnes
64
Démonter la sono
4 personnes
65
Remettre le mobilier en place
5 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Vérifier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Chaisesqté 180
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 6
Table d’accueilqté 2
Portantsqté 3
Chaises pliantesqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 80
Pupitres de chef d'orchestreqté 6
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pupitreqté 20
Pinces pour pupitreqté 80
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Imprimantes d’étiquettes
Agrafeusesqté 3
Planchettes à écrireqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Piles AAqté 32
Piles AAAqté 32

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 16
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 120
Poids pour ballonsqté 8
Pupitres de programmeqté 10
Badges nominatifsqté 100
Plantes décorativesqté 12
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Braceletsqté 250
Numéros de vestiaireqté 250
Capes de pluie jetablesqté 50

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateursqté 2
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Commence par le programme : réserve des créneaux pour l’installation, les balances et les changements entre orchestres. Sans ces marges, un retard de 15 minutes se répercute sur toute la journée.
Demande les besoins techniques et alimentaires au moment de l’inscription, au plus tard 6 semaines avant le festival. Vérifie notamment le nombre de microphones, de pupitres, de lampes de pupitre et de prises nécessaires.
Dessine la configuration de la scène avant de louer le matériel. Compte les places pour les musiciens, les pupitres de chef, l’escalier de podium, les câbles et un passage sûr vers les coulisses.
Prépare l’accueil au moins 2 semaines avant l’événement : liste de contacts imprimée, badges nominatifs, programme du public et panneaux de direction. Prévoyez une table d’accueil visible dès l’entrée.
Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et attribue un responsable à chaque zone : accueil, stationnement, scène, restauration et orientation du public. Garde au moins une personne disponible pour les imprévus.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un festival d’orchestres ?: Commence idéalement 6 à 9 mois avant la date. Les invitations aux orchestres et la réservation du lieu doivent être lancées en premier, car le programme dépend de leurs disponibilités.
Combien de temps prévoir entre deux orchestres ?: Prévois au minimum 20 à 30 minutes entre deux passages, davantage si la configuration de la scène change. Ce temps couvre la sortie d’un groupe, l’installation des pupitres et les vérifications techniques.
Quand demander les besoins techniques des orchestres ?: Demande-les dès l’inscription et fixe une date limite environ 6 semaines avant le festival. Tu auras ainsi le temps de réserver la sonorisation, les microphones, les câbles, les retours et l’éclairage manquants.
Quand imprimer le programme et les badges ?: Imprime le programme, les badges et les panneaux de direction 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir vérifié les horaires et les noms. Prépare ensuite quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.