Checklist voor een orkestconcert organiseren

Een orkestconcert vraagt om meer dan een vastgelegd repertoire en een zaal. Je regelt tegelijk de musici, publieksstroom, kaartverkoop, techniek en catering. Begin met datum, locatie, orkest en dirigent; werk daarna toe naar promotie, reserveringen en de praktische inrichting. In de laatste week controleer je onder meer stoelen, lessenaars, microfoons, verlichting en programmamateriaal. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat vaak pas op het laatste moment aandacht krijgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Orkest en dirigent bevestigen
Programma en repertoire vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen controleren
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
Programmafolders laten drukken
Toegangskaarten voorbereiden
2 personen
Orkestpartijen verzamelen
2 personen
Plattegrond zaal maken
2 personen
Publieksstromen bepalen
2 personen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Stoelen en lessenaars reserveren
Parkeerinformatie verspreiden
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Registratielijst afdrukken
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en foyers controleren
3 personen
Stoelen voor orkest opstellen
4 personen
Lessenaars plaatsen
3 personen
Dirigentenplek inrichten
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Verlichting instellen
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Orkest ontvangen
2 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Klank- en lichtcontrole uitvoeren
3 personen
Deuren openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Zaal opnieuw controleren
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Publieksvragen doorverwijzen
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
Garderobe afronden
2 personen
Instrumenten uitgifte begeleiden
3 personen
Lege glazen verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Orkest uitzwaaien
2 personen
Zaal afsluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Publieksstoelen opruimen
4 personen
Orkeststoelen opruimen
3 personen
Lessenaars opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 180
Orkeststoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 8
Krukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 200

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Pianokruk
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Flesopenersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Entreebord

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en repertoire uiterlijk 8 tot 10 weken voor het concert vast. Dan heb je tijd voor uitnodigingen, online promotie, posters en het drukken van programmafolders.
Maak de zaalplattegrond minimaal 2 weken vooraf. Teken publieksstoelen, orkeststoelen, lessenaars, garderoberekken en de publieksroute naar entree, garderobe en catering in.
Controleer techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aansluitingen. Test microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, actieve speakers, verlengkabels en stekkerdozen tijdens een repetitie of technische doorloop.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Plan boodschappen en voorbereiding zo dat koffie, water en servies vóór de publieksinloop klaarstaan.
Maak voor de concertdag een aparte registratieset met toegangskaarten, registratielijst en programmafolders. Leg die minstens 2 uur voor aanvang klaar en wijs één vrijwilliger aan voor ontvangst en publieksvragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een orkestconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, locatie, orkest en dirigent. Open de kaartverkoop en start de promotie ongeveer 8 weken voor het concert, zodat bezoekers tijd hebben om te reserveren.
Wat moet ik regelen voor de zaal van een orkestconcert?: Controleer uiterlijk 2 weken vooraf de publieksstoelen, orkeststoelen, muzieklessenaars, dirigentenlessenaar, verlichting en technische aansluitingen. Maak ook een plattegrond met publieksstromen, garderobe en catering.
Hoeveel programmamateriaal heb ik nodig voor een orkestconcert?: Druk minimaal één programmafolder per verwachte bezoeker en enkele extra exemplaren voor musici, dirigent en organisatie. Laat de definitieve versie pas drukken nadat repertoire, namen en volgorde zijn gecontroleerd.
Wanneer moet de catering voor een orkestconcert besteld worden?: Bestel de catering zodra het aantal reserveringen redelijk stabiel is, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor het concert door en bereid koffie, water en servies vóór de inloop voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.