Checklist para organizar un concierto de orquesta

Organizar un concierto de orquesta requiere coordinar músicos, público, sala y equipo técnico en un orden muy concreto. Este plan reúne 76 tareas y 43 materiales para que puedas avanzar desde la confirmación de la fecha hasta el desmontaje. Además de las entradas y la promoción, contempla detalles que suelen llegar tarde: atriles, partituras, flujos de acceso, folletos, catering y pruebas de sonido. Úsalo como lista de control y asigna cada tarea a una persona con una fecha límite.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Confirmar la orquesta y el director
Fijar el programa y el repertorio
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las reservas
Pedir el catering
Asignar voluntarios
Imprimir folletos del programa
Preparar las tarjetas de acceso
2 personas
Reunir las partes de orquesta
2 personas
Crear el plano de la sala
2 personas
Determinar los flujos de público
2 personas
Comprobar el material técnico
2 personas
Reservar sillas y atriles
Difundir la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Imprimir la lista de registro
Preparar el catering
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Revisar la sala y los foyers
3 personas
Colocar las sillas para la orquesta
4 personas
Colocar atriles
3 personas
Preparar el puesto del director
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Recibir a la orquesta
2 personas
Colocar los instrumentos de forma segura
3 personas
Realizar la prueba de sonido e iluminación
3 personas
Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Anunciar el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Volver a revisar la sala
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Derivar las preguntas del público
Servir las bebidas de despedida
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas
Coordinar la entrega de instrumentos
3 personas
Recoger los vasos vacíos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Despedir a la orquesta
2 personas
Cerrar el salón
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger las sillas del público
4 personas
Recoger las sillas de la orquesta
3 personas
Recoger los atriles
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 180
Sillas de orquestacant. 80
Mesas plegablescant. 8
Taburetescant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 200

Equipo

Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Taburete de piano
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Luces del escenariocant. 6
Luces decorativascant. 8
Bateríascant. 24

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tijerascant. 4
Abridores de botellascant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Atriles para programascant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Cartel de entrada

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación, la orquesta, el director y el repertorio antes de abrir la venta de entradas. Si cambia el programa después, tendrás que corregir invitaciones, carteles y folletos.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de la apertura de puertas. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, luces, alargadores, regletas y la protección de los cables.
Dibuja el plano de la sala con una semana de antelación e indica entradas, salidas, escenario, asientos, guardarropa y recorridos del público. Reserva también las sillas de orquesta, los atriles y el atril del director.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes de pedir el catering. Calcula por separado el servicio para músicos, voluntarios y público, y deja preparadas tazas, vasos, copas y termos.
Imprime la lista de registro, las tarjetas de acceso y los folletos del programa como mínimo 24 horas antes. Guarda un 10 % adicional de folletos y prepara baterías, cinta gaffer y cables de repuesto para evitar interrupciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de orquesta?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas vender entradas y promocionar el concierto. Reserva la sala y confirma la orquesta primero; deja el repertorio cerrado al menos 6 semanas antes.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas para un concierto?: Ábrela normalmente entre 6 y 8 semanas antes del concierto, cuando la fecha, la sala y el programa estén confirmados. Envía las invitaciones y publica la promoción en línea durante la misma semana.
¿Cuánto tiempo antes se prepara la sala y el equipo técnico?: Planifica el montaje principal entre 3 y 4 horas antes de que llegue el público. Reserva las 2 últimas horas para colocar atriles y sillas, probar sonido e iluminación, revisar cables y resolver cambios en el plano.
¿Cuándo se encarga el catering de un concierto de orquesta?: Confirma el número de asistentes y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Haz el pedido definitivo cuando las reservas estén comprobadas y prepara bebidas, café y comida antes de abrir las puertas.

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