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Orchesterkonzert organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Orchesterkonzert steht und fällt nicht nur mit dem Programm. Saal, Orchester, Dirigent, Ticketverkauf und Technik müssen früh zusammenpassen, während Details wie Parkhinweise, Sitzplan und Programmhefte oft zu spät auffallen. Plane zuerst die verbindlichen Eckdaten und öffne danach den Ticketverkauf. In der letzten Woche prüfst du Besucherzahlen, Catering, Ausstattung und Helfereinteilung; am Veranstaltungstag zählt ein klarer Ablauf vom Einlass bis zum Konzertbeginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Orchester und Dirigent bestätigen

  • Programm und Repertoire festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf eröffnen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen prüfen

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

  • Programmhefte drucken lassen

  • Eintrittskarten vorbereiten

    2 Personen

  • Orchesterstimmen zusammentragen

    2 Personen

  • Saalplan erstellen

    2 Personen

  • Publikumsströme festlegen

    2 Personen

  • Technische Utensilien prüfen

    2 Personen

  • Stühle und Rednerpulte reservieren

  • Parkinformationen verteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Registrierungsliste drucken

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Foyers kontrollieren

    3 Personen

  • Stühle für das Orchester aufstellen

    4 Personen

  • Pulte aufstellen

    3 Personen

  • Dirigentenplatz einrichten

    2 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Orchester empfangen

    2 Personen

  • Instrumente sicher platzieren

    3 Personen

  • Sound- und Lichtcheck durchführen

    3 Personen

  • Türen öffnen

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Saal erneut überprüfen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    2 Personen

  • Publikumsfragen weiterleiten

  • Abschiedsgetränke servieren

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

  • Ausgabe der Instrumente begleiten

    3 Personen

  • Leere Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Orchester verabschieden

    2 Personen

  • Saal abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Publikumstühle wegräumen

    4 Personen

  • Orchesterstühle aufräumen

    3 Personen

  • Pulte wegräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar und Buffet reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PublikumssitzeAnz. 180
  • OrchesterstühleAnz. 80
  • KlappischeAnz. 8
  • HockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 200

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 45
  • Dirigentenpult
  • Klavierhocker
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • WeingläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ScherenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8
  • Eingangsschild

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin, Saal, Orchester und Dirigent möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst wenn diese vier Punkte feststehen, solltest du Einladungen, Online-Werbung und Plakatverteilung starten.
  • Lege das Repertoire spätestens 6 Wochen vor dem Konzert fest. So bleiben genug Tage, um Orchesterstimmen zusammenzutragen, das Programmheft zu setzen und die Druckauflage nach dem aktuellen Anmeldestand zu bestimmen.
  • Prüfe 7 Tage vorher den Saalplan und die Publikumswege. Plane Einlass, Registrierung, Garderobe und Sitzplätze getrennt, damit sich wartende Gäste nicht mit dem Catering- oder Musikerbereich kreuzen.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Reservierungen nicht nur beim Ticketverkauf, sondern führe sie 3 bis 5 Tage vorher noch einmal gegen die aktuelle Anmeldungsliste ab. Bestelle das Catering erst danach in der passenden Menge.
  • Führe am Konzerttag mindestens 2 Stunden vor Einlass einen Technikcheck durch. Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel, Beleuchtung und Kabelsicherung gemeinsam mit den zuständigen Helfern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Orchesterkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Orchester und Dirigent. Programm, Ticketverkauf und Werbung können anschließend schrittweise folgen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Orchesterkonzert starten?
Öffne den Ticketverkauf, sobald Termin, Ort, Programmrahmen und Sitzplatzkapazität feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Prüfe die Anmeldungen danach mindestens einmal pro Woche.
Wann muss man Programmhefte für ein Konzert drucken lassen?
Gib die Programmhefte etwa 7 bis 10 Tage vor dem Konzert in den Druck, wenn Repertoire, Mitwirkende und Ablauf endgültig bestätigt sind. Lege am Veranstaltungstag zusätzlich einige Exemplare am Einlass und im Saal aus.
Wie lange vor einem Orchesterkonzert sollte der Technikcheck stattfinden?
Plane den vollständigen Technikcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Für Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Bühnenbeleuchtung und Kabelsicherung solltest du eine verantwortliche Person benennen.

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