Organiser un concert d’orchestre sans rien oublier

Un concert d’orchestre demande une coordination précise entre les musiciens, le chef, la salle et le public. Commencez plusieurs semaines à l’avance par confirmer la date, le lieu, le programme et les besoins techniques. La billetterie, la communication et les inscriptions doivent ensuite être suivies régulièrement, pas seulement la veille. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public et au service traiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer l’orchestre et le chef d’orchestre
Définir le programme et le répertoire
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les réservations
Commander le catering
Répartir les bénévoles
Faire imprimer les programmes
Préparer les cartes d'entrée
2 personnes
Rassembler les parties d’orchestre
2 personnes
Créer le plan de la salle
2 personnes
Définir les flux du public
2 personnes
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Réserver des chaises et des pupitres
Diffuser les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et les foyers
3 personnes
Installer les chaises pour l'orchestre
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Aménager la place du chef d’orchestre
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Accueillir l’orchestre
2 personnes
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
Effectuer le contrôle du son et des lumières
3 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Annoncer le concert
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Revérifier la salle
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Rediriger les questions du public
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Encadrer la remise des instruments
3 personnes
Rassembler les verres vides
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire ses adieux à l’orchestre
2 personnes
Fermer la salle
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises du public
4 personnes
Ranger les chaises d’orchestre
3 personnes
Ranger les pupitres
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 180
Chaises d’orchestreqté 80
Tables pliantesqté 8
Tabouretsqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 200

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouret de piano
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Décapsuleursqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Panneau d’entrée

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et l’orchestre avant d’ouvrir la billetterie. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer le programme, le répertoire et les besoins du chef d’orchestre.
Prévoyez les supports imprimés au moins 7 jours avant le concert. Les programmes, cartes d’entrée et listes d’inscription nécessitent souvent une dernière vérification des noms et des quantités.
Dessinez le plan de salle avant de réserver le mobilier. Comptez séparément les chaises du public, les chaises d’orchestre, les pupitres et l’espace nécessaire aux flux d’entrée et de sortie.
Testez le matériel technique pendant une répétition, et non le jour même. Vérifiez les microphones, pieds, table de mixage, éclairage, rallonges, multiprises et passe-câbles.
Finalisez le catering 48 à 72 heures avant l’événement, après avoir vérifié les réservations et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi le service du café, de l’eau et des boissons avec les verres et le matériel adaptés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle et l’orchestre, préparer le répertoire, lancer la billetterie, communiquer et réserver le matériel.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert d’orchestre ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant le concert, dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Vérifiez ensuite les inscriptions au moins une fois par semaine.
Quand imprimer les programmes du concert ?: Faites imprimer les programmes 5 à 7 jours avant l’événement, après validation définitive du répertoire et des informations pratiques. Prévoyez quelques exemplaires supplémentaires pour les invités et les erreurs de comptage.
Quand vérifier le matériel technique pour un concert ?: Effectuez une première vérification 7 jours avant, puis un test complet pendant la répétition générale ou au plus tard la veille. Contrôlez notamment les microphones, l’éclairage, les câbles et les multiprises.

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