Orkestconcert organiseren: checklist van planning tot uitvoering

Een orkestconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, zaal en programma. Je regelt tegelijk de bezetting, repetitieruimte, kaartverkoop, bladmuziek, zaalindeling en techniek. Begin met datum, programma en locatie, zodat orkestleden en publiek op tijd kunnen worden geïnformeerd. In de laatste week verschuift de aandacht naar programmaboekjes, opstelling, nooduitgangen, catering en de briefing van vrijwilligers. Deze checklist geeft houvast bij de volgorde en voorkomt dat praktische zaken op de concertdag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum en programma vastleggen
2 personen
Orkestleden bevestigen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programmaboekje samenstellen
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Bladmuziek controleren
3 personen
Bladmuziek sorteren
3 personen
Orkestopstelling uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Publieksbegeleiding instrueren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Dranken en boodschappen bestellen
Programma met dirigent afstemmen
2 personen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Toegankelijkheid van zaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Locatiesleutels ophalen
Zaal openen
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Stoelen voor orkest plaatsen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Bladmuziek klaarleggen
3 personen
Lessenaarslampen aansluiten
2 personen
Microfoons opstellen
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Orkest ontvangen
2 personen
Instrumenten uitladen
4 personen
Instrumenten opstellen
5 personen
Orkest inspelen
20 personen
Kaartcontrole inrichten
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Concert aankondigen
Pauzecatering serveren
4 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Publiek na afloop begeleiden
3 personen
Orkest bedanken en begeleiden
2 personen
Instrumenten afbreken
5 personen
Instrumenten inladen
4 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Orkeststoelenaantal 32
Publieksstoelenaantal 140
Tafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 4
Kledinghangersaantal 160
Garderobebakkenaantal 3

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 28
Lessenaarslampenaantal 16
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Pianokruk
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 4
EHBO-koffer
Brandblusseraantal 2
Pianobank
Muziekmappenaantal 35
Potlodenaantal 40
Gumaantal 10
Clipboardsaantal 6

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Lichtstandaardsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Glazenaantal 160
Waterkaraffenaantal 12
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Melkkannetjesaantal 8
Suikerpottenaantal 8
Schaaltjesaantal 16

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Garderobenummersaantal 150
Tafellampjesaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Tips

Leg de orkestopstelling uiterlijk één week voor het concert vast. Controleer per partij het aantal orkeststoelen, muzieklessenaars en lessenaarslampen; plan extra ruimte voor dirigent, pianokruk en eventuele microfoonstatieven.
Open de kaartverkoop zodra datum, programma en zaalcapaciteit definitief zijn. Verwerk aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je cateringhoeveelheden niet op de gok bestelt.
Plan een aparte technische controle vóór de generale repetitie. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, podiumlampen, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze tijdens het concert worden gebruikt.
Maak de publieksroute concreet met vrijwilligers bij entree, garderobe en zaal. Controleer minimaal één dag vooraf de nooduitgangen en toegankelijkheid; wijs aan wie bezoekers naar hun plaats begeleidt en wie bij een incident handelt.
Bereid dranken en catering zo veel mogelijk op de dag zelf voor, maar koel dranken al eerder. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per aanwezige volwassene en zet waterkaraffen, glazen, koffiekopjes en serveerbladen klaar voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een orkestconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, orkestleden en locatie. Start de kaartverkoop zodra de zaalcapaciteit en het programma vaststaan; reserveer een repetitieruimte uiterlijk 8 weken vooraf.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een orkestconcert openen?: Open de kaartverkoop meestal 6 tot 8 weken voor het concert, nadat datum, programma en zaalindeling definitief zijn. Controleer daarna wekelijks de aanmeldingen, zodat je stoelen en catering tijdig kunt bijstellen.
Wanneer moet ik de catering voor een orkestconcert bestellen?: Bestel houdbare boodschappen ongeveer 7 dagen vooraf en verse producten 1 tot 2 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week voor het concert en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Wat moet ik op de concertdag technisch controleren?: Controleer minstens 3 uur voor aanvang de muzieklessenaars, verlichting, microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels en stekkerdozen. Test daarna de volledige opstelling met de dirigent en leg reservekabels en gaffer tape binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.