Checklist para organizar un concierto de orquesta
Organizar un concierto de orquesta exige coordinar músicos, sala, partituras, público y equipo técnico en un orden claro. Empieza fijando la fecha y el programa, y reserva pronto tanto el recinto como la sala de ensayo. Después, combina la venta de entradas con la preparación musical, la distribución de la orquesta y la asignación de voluntarios. Esta checklist también incluye los detalles que suelen llegar tarde: accesibilidad, salidas de emergencia, catering, bebidas y comprobaciones de sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa del concierto
2 personas
Confirmar a los integrantes de la orquesta
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Revisar las partituras
3 personas
Clasificar partituras
3 personas
Desarrollar la disposición de la orquesta
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir al personal de atención al público
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Pedir bebidas y alimentos
Coordinar el programa con el director
2 personas
Comprobar el material técnico
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar la accesibilidad de la sala
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Evento
Recoger las llaves del recinto
Abrir la sala
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Colocar sillas para la orquesta
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar los atriles
3 personas
Preparar las partituras
3 personas
Conectar las lámparas de atril
2 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Recibir a la orquesta
2 personas
Descargar instrumentos
4 personas
Montar los instrumentos
5 personas
Afinar la orquesta
20 personas
Montar el control de entradas
2 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el concierto
Servir el catering del descanso
4 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Guiar al público al final
3 personas
Agradecer y acompañar a la orquesta
2 personas
Desmontar los instrumentos
5 personas
Cargar los instrumentos
4 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Volver a colocar las sillas y mesas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de orquestacant. 32
- Asientos para el públicocant. 140
- Mesascant. 8
- Mesas plegablescant. 2
- Percheroscant. 3
- Taburetescant. 4
- Perchascant. 160
- Bandejas de guardarropacant. 3
Equipo
- Atriles de músicacant. 28
- Lámparas de atrilcant. 16
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Taburete de piano
- Portátil
- Impresora
- Walkie-talkiescant. 6
- Linternascant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintorcant. 2
- Banco de piano
- Carpetas de músicacant. 35
- Lápicescant. 40
- Goma de borrarcant. 10
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Luces del escenariocant. 6
- Focos LED de obracant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 140
- Vasoscant. 160
- Jarras de aguacant. 12
- Platoscant. 160
- Cubiertoscant. 160
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de lechecant. 8
- Azucareroscant. 8
- Cuencoscant. 16
Cocina
- Teterascant. 3
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Vasos térmicoscant. 20
Decoración
- Mantelescant. 10
- Fondo del escenario
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Números de guardarropacant. 150
- Lámparas de mesacant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
Catering
- Compras
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la lista de integrantes antes de abrir la venta de entradas. Así puedes publicar información fiable y evitar cambios en invitaciones, folletos y canales en línea.
- Reserva el recinto y la sala de ensayo con antelación, y confirma por escrito la distribución de la sala. Comprueba que caben las sillas de la orquesta, los atriles, el público y las mesas necesarias sin bloquear pasillos.
- Revisa y clasifica las partituras antes del ensayo general. Coordina el programa con el director y comprueba que cada atril tenga su lámpara si la iluminación del escenario no basta para leer con claridad.
- Haz la comprobación técnica antes del día del concierto: micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables y regletas. Lleva cinta gaffer para fijar cables y evitar tropiezos durante la entrada del público.
- Calcula el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas, y no dejes las bebidas para el último momento. Enfría lo necesario y prepara con tiempo las jarras de agua, café, té, vasos, tazas, platos y cubiertos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de orquesta?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar el programa, confirmar a los músicos, reservar el recinto y preparar la venta de entradas. Deja las últimas 2 semanas para cerrar partituras, voluntarios, catering y comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo se deben abrir las entradas para un concierto de orquesta?
- Ábrelas cuando la fecha, el recinto, el programa y la participación de la orquesta estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Publicar antes información provisional suele generar cambios y consultas innecesarias.
- ¿Qué hay que comprobar en la sala antes del concierto?
- Haz una revisión completa entre 3 y 7 días antes: distribución de sillas, accesibilidad, salidas de emergencia, iluminación, sonido, cables y espacio para el público. Repite una comprobación rápida el mismo día antes de abrir las puertas.
- ¿Cuánto catering calcular para un concierto de orquesta?
- Calcula las cantidades según el número confirmado de músicos, personal y asistentes incluidos en el servicio. Para una pausa de una hora, reserva al menos una bebida por persona y añade margen para dietas especiales y reposición.
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