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Orchesterkonzert organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Orchesterkonzert braucht mehr als ein festgelegtes Programm und einen reservierten Saal. Du koordinierst Musiker, Proben, Noten, Sitzordnung, Technik, Einlass und die Verpflegung für Publikum und Helfer. Plane zuerst die musikalischen und räumlichen Grundlagen, danach Tickets, Kommunikation und Personal. In den letzten Tagen zählen vollständige Notenmappen, funktionierende Pultbeleuchtung, geprüfte Notausgänge und gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Konzertdatum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Orchestermitglieder bestätigen

    2 Personen

  • Location und Raumaufteilung reservieren

    2 Personen

  • Proberaum reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf eröffnen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programmheft zusammenstellen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Notenmaterial prüfen

    3 Personen

  • Noten sortieren

    3 Personen

  • Orchesteraufstellung ausarbeiten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Besucherbegleitung instruieren

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Getränke und Einkäufe bestellen

  • Programm mit dem Dirigenten abstimmen

    2 Personen

  • Technische Utensilien prüfen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Barrierefreiheit des Saals prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Bühnenboden prüfen

    2 Personen

  • Stühle für das Orchester aufstellen

    4 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Notenblätter bereitlegen

    3 Personen

  • Pultlampen anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Catering-Tisch aufbauen

    3 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Eingang ausschildern

    2 Personen

  • Orchester empfangen

    2 Personen

  • Instrumente ausladen

    4 Personen

  • Instrumente aufstellen

    5 Personen

  • Orchester einspielen

    20 Personen

  • Kartenkontrolle einrichten

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Pausencatering servieren

    4 Personen

  • Publikum zurück in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Publikum im Anschluss begleiten

    3 Personen

  • Orchester bedanken und begleiten

    2 Personen

  • Instrumente abbauen

    5 Personen

  • Instrumente verladen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Stühle und Tische wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Garderobe aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • OrchesterstühleAnz. 32
  • PublikumssitzeAnz. 140
  • TischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 160
  • GarderobenkistenAnz. 3

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 28
  • PultlampenAnz. 16
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • Klavierhocker
  • Laptop
  • Drucker
  • FunkgeräteAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • Klavierbank
  • NotenmappenAnz. 35
  • BleistifteAnz. 40
  • KaugummiAnz. 10
  • KlemmbretterAnz. 6

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 6
  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • LichtständerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 140
  • GläserAnz. 160
  • WasserkaraffenAnz. 12
  • TellerAnz. 160
  • BestecksetsAnz. 160
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • MilchkännchenAnz. 8
  • ZuckerdosenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • ThermobecherAnz. 20

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • Bühnenhintergrund
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • GarderobennummernAnz. 150
  • TischlampenAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8

Tipps

  • Lege Konzertdatum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder den Ticketverkauf öffnest. So können Orchestermitglieder, Dirigent und Veranstaltungsort mit demselben Ablauf planen.
  • Reserviere neben dem Konzertsaal frühzeitig einen Proberaum und prüfe die Raumaufteilung für Orchesterstühle, Publikumssitze, Notenpulte und Garderobe. Eine Sitzprobe mit dem Orchester verhindert, dass am Konzerttag Stühle oder Pulte fehlen.
  • Prüfe das Notenmaterial spätestens eine Woche vor dem Konzert und sortiere jede Stimme in der vorgesehenen Reihenfolge. Ergänze danach die Orchesteraufstellung und stimme das Programm mit dem Dirigenten ab.
  • Plane die Technik nicht erst beim Aufbau: Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Gaffer Tape sollten vorab geprüft werden. Kontrolliere außerdem Notausgänge und die Barrierefreiheit des Saals.
  • Erfasse Ernährungswünsche und berechne die Cateringmengen vor der Bestellung. Getränke lassen sich am Vortag kühlen; Kaffee, Wasser, Geschirr und vorbereitete Speisen sollten am Konzerttag vor dem Einlass bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Orchesterkonzert planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Orchestermitgliedern und Location. Ticketverkauf, Einladungen und Online-Ankündigung können starten, sobald diese Eckdaten feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Orchesterkonzert beginnen?
Öffne den Ticketverkauf etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. So bleibt genug Zeit für Anmeldungen, Rückfragen und eine realistische Planung von Sitzen, Einlass und Catering.
Wie viele Helfer braucht man bei einem Orchesterkonzert?
Plane mindestens 1 verantwortliche Person für den Ablauf, 2 Personen für Einlass und Besucherbegleitung sowie je nach Saal 1 bis 2 Helfer für Catering und Garderobe ein. Bei mehr als 100 Gästen solltest du zusätzliche Unterstützung für die Sitzplatz- und Einlasskoordination einteilen.
Wann müssen Noten und Orchesteraufstellung fertig sein?
Notenmaterial und Sitzordnung sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert geprüft und festgelegt sein. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch, Pulte, Stühle und Pultlampen nach diesem Plan aufzustellen.

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