Checklist pour organiser un concert d’orchestre

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réserve la salle de concert et la salle de répétition dès que la date et le programme sont arrêtés. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les pupitres, les chaises, les éclairages et la sonorisation avant l’arrivée du public.
• Ouvre la billetterie assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Fixe une date limite, par exemple 7 jours avant le concert, afin d’ajuster les quantités de boissons, de repas et de vaisselle.
• Ne laisse pas les partitions pour la dernière semaine : vérifie les versions, trie les parties par pupitre et prépare le plan d’orchestre avant la répétition générale. Prévoyez une lampe de pupitre par pupitre si la salle risque d’être sombre.
• Fais un test technique sur place avant le jour J : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être compatibles avec l’agencement prévu. Repère aussi les sorties de secours et vérifie l’accessibilité de la salle.
• Prépare l’accueil et le catering séparément du travail musical. Brief l’équipe d’accueil avant l’ouverture des portes, refroidis les boissons à l’avance et garde les thermos, carafes, tasses, verres et plateaux prêts avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert d’orchestre ?

Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le concert pour fixer le programme, confirmer les musiciens, réserver les salles et lancer la billetterie. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats, les partitions et les vérifications techniques.

Quand ouvrir la billetterie d’un concert d’orchestre ?

Ouvre-la dès que la date, le lieu, le programme et les modalités d’accueil sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Arrête le recueil des inscriptions environ 7 jours avant afin de calculer le catering et la disposition de la salle.

Combien de répétitions prévoir avant un concert d’orchestre ?

Prévoyez le nombre de répétitions selon la difficulté du programme et le niveau de l’orchestre, mais bloquez au minimum une répétition générale complète avant le concert. Elle doit inclure l’ordre du programme, les déplacements, les lumières et les éventuels microphones.

Quand vérifier le matériel technique et les sorties de secours ?

Effectue une première vérification plusieurs jours avant, puis un contrôle final le jour de l’installation. Teste les microphones, la sonorisation, les câbles et l’éclairage avant l’ouverture des portes, et assure-toi que les sorties restent dégagées pendant toute la soirée.

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