Checklist voor een goed georganiseerde oriëntatiewandeling
Een oriëntatiewandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt start- en finishlocatie, vergunningen, opdrachten, rustpunten en begeleiding onderweg. Plan eerst de route en loop die daarna volledig proef; pas dan maak je routekaarten, tijdsloten en postpakketten. In de laatste week controleer je het weer, leg je een alternatieve route klaar en sorteer je alle materialen per post. Zo weten deelnemers en vrijwilligers vóór de start precies waar ze moeten zijn en wat ze nodig hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Route op kaart uitwerken
2 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Oriëntatieopdrachten samenstellen
2 personen
Route vooraf proeflopen
3 personen
Routebeschrijving aanpassen
2 personen
Startgroepen en tijdsloten indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Routekaarten ontwerpen
2 personen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Opdrachtkaarten afdrukken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Alternatieve route klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen per post sorteren
3 personen
Pakketten voor begeleiders maken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Route nogmaals controleren
2 personen
Markeringen langs de route plaatsen
4 personen
Controleposten inrichten
4 personen
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Infobord en routekaart plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Deelnemerspakketten klaarleggen
2 personen
Briefing voor begeleiders geven
6 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Startinstructies geven
2 personen
Startgroepen laten vertrekken
2 personen
Controleposten bemannen
6 personen
Routeverkeer begeleiden
2 personen
Deelnemers onderweg informeren
4 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Finishregistratie bijhouden
2 personen
Antwoorden van opdrachten innemen
2 personen
Aankomstdeelnemers verwelkomen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Route vrijgeven na laatste groep
2 personen
Laatste wandelaars binnenhalen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Nazorg
Markeringen langs de route verwijderen
4 personen
Controleposten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en materialen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht aan deelnemers sturen
Uitslag van de opdrachten delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Mobiele geluidsboxenaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Sportmateriaal
- Kompasaantal 20
- Routepijlenaantal 60
- Markeerlintaantal 12
- Pionnenaantal 24
- Stempelpostenaantal 8
- Stempelkussensaantal 8
- Stopwatchesaantal 6
- Fluitjesaantal 8
- Reflectiehesjesaantal 12
- Wandelstokkenaantal 6
- Waterdichte routehoezenaantal 30
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Prijzenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Herbruikbare koffiebekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Schenkkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermosbekers voor onderwegaantal 12
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Welkomstbord
- Infobordenaantal 4
- Routekaarten op groot formaataantal 2
- Tafelnummersaantal 8
- Naamstickersaantal 80
- Touwaantal 2
- Tie-wrapsaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Desinfecterende doekjesaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 6
- Zaklampenaantal 8
- Veiligheidspionnenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop de volledige route vooraf op het geplande tijdstip. Controleer niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, routepijlen, rustpunten en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
- Maak startgroepen met duidelijke tijdsloten. Geef deelnemers de routebeschrijving, starttijd, verwachte wandeltijd en informatie over kleding en weersomstandigheden uiterlijk enkele dagen vooraf.
- Sorteer materialen per post in afzonderlijke pakketten. Voeg per pakket de opdrachtkaarten, pennen, klemborden, stempelkussens en eventuele routeaanwijzingen toe, zodat vrijwilligers niet op locatie hoeven te zoeken.
- Houd rekening met beperkte stroomvoorziening bij start, finish en rustpunten. Test mobiele geluidsboxen, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vooraf en laad powerbanks volledig op.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur voor de wandeling en bepaal dan of je de alternatieve route gebruikt. Zorg bij regen of donker ook voor waterdichte routehoezen, verlichting en zichtbare hesjes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een oriëntatiewandeling organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en locaties. Regel vergunningen of meldingen zodra de route vaststaat en verstuur de deelnemersinformatie enkele dagen voor de wandeling.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een oriëntatiewandeling?
- Plan minimaal één vrijwilliger per bemande post en daarnaast minstens twee mensen voor start en finish. Voeg bij meerdere startgroepen een extra coördinator toe voor tijdregistratie en vragen.
- Wanneer moet ik de route van een oriëntatiewandeling proeflopen?
- Loop de route uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf volledig proef. Controleer daarna opnieuw kort voor de start of werkzaamheden, wegafsluitingen of weersomstandigheden aanpassingen vereisen.
- Wanneer moet ik de materialen voor de oriëntatiewandeling klaarzetten?
- Verzamel en controleer alle materialen 2 tot 3 dagen vooraf. Sorteer de spullen uiterlijk de avond ervoor per post en vul koelboxen pas zo laat mogelijk, zodat eten en drinken gekoeld blijven.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!