Checklist para organizar un paseo de orientación

Un paseo de orientación necesita más preparación que marcar una ruta en un mapa. Antes de invitar a nadie, tendrás que confirmar el recorrido, los permisos, la salida, la meta y los puntos de descanso. Después vienen las inscripciones, los grupos, las franjas horarias y las instrucciones que recibirán los participantes. Esta checklist reúne el trabajo de principio a fin, incluidos los detalles que suelen quedarse para el último día: imprimir mapas y tarjetas, clasificar materiales y preparar neveras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
Comprobar permisos y notificaciones
Trazar la ruta en el mapa
2 personas
Determinar los puntos de descanso
2 personas
Preparar las tareas de orientación
2 personas
Probar la ruta con antelación
3 personas
Ajustar las indicaciones de ruta
2 personas
Asignar los grupos de salida y las franjas horarias
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
2 personas
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
Diseñar mapas de ruta
2 personas
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Imprimir tarjetas de tareas
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar ruta alternativa
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar los materiales por correo
3 personas
Preparar paquetes para los acompañantes
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Colocar señalización a lo largo del recorrido
4 personas
Montar puestos de control
4 personas
Montar la zona de salida y meta
6 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Colocar el panel informativo y el mapa de la ruta
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los paquetes para participantes
2 personas
Dar briefing a los monitores
6 personas
Comprobar material de seguridad
2 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir mapas de ruta
2 personas
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
Hacer salir a los grupos de inicio
2 personas
Cubrir los puestos de control
6 personas
Guiar el tráfico de la ruta
2 personas
Informar a los participantes en ruta
4 personas
Repartir agua y fruta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Llevar el registro de llegada a meta
2 personas
Recoger las respuestas de los ejercicios
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes a la llegada
2 personas
Registrar objetos perdidos
Liberar la ruta después del último grupo
2 personas
Recoger a los últimos excursionistas
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Anunciar el cierre

Seguimiento

Retirar las marcas a lo largo de la ruta
4 personas
Desmontar los puntos de control
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Reunir la vajilla y los materiales
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Realizar el control de la ruta al finalizar
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Compartir los resultados de las tareas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Material deportivo

Brújulacant. 20
Flechas de rutacant. 60
Cinta de señalizacióncant. 12
Conoscant. 24
Puestos de selladocant. 8
Tampones para sellarcant. 8
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 8
Chalecos reflectantescant. 12
Bastones de senderismocant. 6
Fundas impermeables para rutascant. 30
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Premioscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de café reutilizablescant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Vasos térmicos para llevarcant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Bandejas de servircant. 8
Pinzas y cucharonescant. 8

Decoración

Cartel de bienvenida
Carteles informativoscant. 4
Mapas de ruta en formato grandecant. 2
Números de mesacant. 8
Pegatinas con nombrecant. 80
Cuerdacant. 2
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas para residuoscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Toallitas desinfectantescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 6
Linternascant. 8
Pioneros de seguridadcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Prueba la ruta completa con antelación y calcula el tiempo real entre controles. Hazlo antes de imprimir los mapas para poder corregir indicaciones, flechas y puntos de descanso.
Cierra los permisos y las notificaciones antes de abrir las inscripciones. Si la salida y la meta están en lugares distintos, confirma también cómo se moverán allí los voluntarios y el material.
Asigna grupos y franjas horarias cuando ya conozcas las inscripciones. Deja las instrucciones cerradas al menos 3 días antes para que los participantes sepan qué llevar, dónde empezar y cómo funciona cada tarea de orientación.
Prepara un paquete separado para cada puesto: mapa, tarjetas de tareas, portapapeles, bolígrafos, sellos, cronómetro y material de señalización. Clasificarlo por puesto evita buscar piezas durante el montaje.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y prepara una ruta alternativa. Guarda mapas y tarjetas en fundas impermeables y carga baterías externas, altavoces y lámparas LED la víspera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un paseo de orientación?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas permisos, voluntarios e inscripciones. La ruta debe probarse al menos 2 semanas antes y los mapas definitivos deberían imprimirse entre 3 y 5 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un paseo de orientación?: Calcula al menos 1 voluntario por cada puesto de sellado o control y añade 2 personas para la salida y la meta. Si hay grupos en varias franjas horarias, asigna un responsable por turno para registrar salidas y llegadas.
¿Cuándo hay que preparar los mapas y las tarjetas de tareas?: Diseña los mapas después de probar la ruta y ajustar las indicaciones. Imprime los mapas, las tarjetas y la lista de participantes entre 3 y 5 días antes, dejando tiempo para revisar errores y preparar copias de repuesto.
¿Qué hacer si llueve el día del paseo de orientación?: Decide la ruta alternativa al menos 48 horas antes y comunica el cambio en cuanto la previsión lo justifique. Protege mapas y tarjetas con fundas impermeables, prepara iluminación LED y revisa que los puntos de descanso sigan siendo utilizables.

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