Checklist pour organiser une randonnée d’orientation

Une randonnée d’orientation se prépare longtemps avant le jour du départ. Il faut sécuriser l’itinéraire, les autorisations et les lieux d’accueil, puis organiser les groupes, les bénévoles et les cartes de mission. Cette checklist rassemble 73 tâches et 61 éléments de matériel pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : parcours de repli, indications modifiées, besoins alimentaires et colis destinés aux accompagnateurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations et les déclarations
Élaborer l'itinéraire sur une carte
2 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Préparer les activités d'orientation
2 personnes
Repérer le parcours à l’avance
3 personnes
Modifier les indications d'itinéraire
2 personnes
Répartir les groupes de départ et les créneaux horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Concevoir les cartes d'orientation
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les cartes de mission
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Préparer un itinéraire alternatif
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les matériaux par courrier
3 personnes
Préparer des colis pour les accompagnateurs
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier à nouveau l’itinéraire
2 personnes
Installer des repères le long du parcours
4 personnes
Installer les postes de contrôle
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le panneau d'information et la carte d'itinéraire
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les kits des participants
2 personnes
Donner le briefing aux accompagnateurs
6 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les groupes de départ
2 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
Encadrer la circulation routière
2 personnes
Informer les participants en route
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
Collecter les réponses des activités
2 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Libérer le parcours après le dernier groupe
2 personnes
Faire entrer les derniers marcheurs
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Annoncer la clôture

Suivi

Retirer le balisage le long du parcours
4 personnes
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les résultats des épreuves

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Boussoleqté 20
Flèches de directionqté 60
Ruban de balisageqté 12
Cônesqté 24
Postes de tamponqté 8
Tampons encreursqté 8
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Bâtons de marcheqté 6
Chemises de parcours imperméablesqté 30
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Prixqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Gobelets à café réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Gobelets isothermes à emporterqté 12
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux d’informationqté 4
Cartes du parcours grand formatqté 2
Numéros de tableqté 8
Étiquettes nominativesqté 80
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Lingettes désinfectantesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 8
Pions de sécuritéqté 12

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’intégralité du parcours avant d’imprimer les cartes. Prévoyez au moins une vérification finale après toute modification des indications ou du balisage.
Répartissez les départs sur des créneaux distincts plutôt que de faire partir tous les groupes ensemble. Gardez une liste imprimée des participants pour les contrôles au départ et à l’arrivée.
Préparez les cartes d’itinéraire et les cartes de mission en plusieurs exemplaires par groupe, avec une marge de sécurité de 10 %. Rangez-les dans des chemises imperméables avant le jour J.
Attribuez chaque poste à un bénévole et fournissez-lui un moyen de communication, un chronomètre et un sifflet si nécessaire. Envoyez les consignes et les colis des accompagnateurs au moins 48 heures avant.
Consultez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant la randonnée. En cas de pluie ou de forte chaleur, confirmez l’itinéraire alternatif et vérifiez les glacières, les gobelets réutilisables et l’éclairage du départ et de l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée d’orientation ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer la date, obtenir les autorisations, réserver les lieux et préparer l’itinéraire. Faites la reconnaissance du parcours au plus tard 2 semaines avant l’événement.
Quand faut-il imprimer les cartes d’une randonnée d’orientation ?: Imprimez les cartes définitives 3 à 5 jours avant le départ, après la dernière vérification du parcours. Préparez 10 % d’exemplaires supplémentaires pour remplacer les cartes perdues ou abîmées.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée d’orientation ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 par point de repos ou poste de mission. Ajoutez 2 personnes pour coordonner les départs, suivre les arrivées et gérer les imprévus.
Quand vérifier la météo pour une randonnée d’orientation ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une seconde 24 heures avant le départ. Cette dernière permet de confirmer l’itinéraire alternatif, les vêtements imperméables et le ravitaillement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.