Checklist voor een goed georganiseerde oriëntatietocht

Een oriëntatietocht staat of valt met een route die vooraf meerdere keren is gecontroleerd. Regel eerst de deelnemers en startlocatie, werk daarna de route, controlepunten en teamindeling uit. Pas als de opdrachten, kaarten en antwoordformulieren klaar zijn, kun je de tocht soepel laten starten. Houd rekening met een alternatieve route en een laatste controle van het weer. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je in welke volgorde moet doen en welke details vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Startlocatie reserveren
Routegebied verkennen
2 personen
Oriëntatieroute uitzetten
2 personen
Controlepunten bepalen
2 personen
Routeafstand controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Controlepunten markeren
2 personen
Kaarten afdrukken
Routekaarten lamineren
Teamindeling maken
Starttijden indelen
Deelnemers informeren
Opdrachten afdrukken
Antwoordformulieren afdrukken
Teamkaarten samenstellen
2 personen
Controlepuntmaterialen sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Starttafel inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Routebord plaatsen
2 personen
Controlepunten bevoorraden
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Teamkaarten uitdelen
2 personen
Startinstructie geven
2 personen
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
Controlepunten bemannen
6 personen
Routevragen beantwoorden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tussentijdse aankomsten registreren
2 personen
Ingeleverde formulieren innemen
2 personen
Laatste teams volgen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Uitslag berekenen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondverlichting controleren
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Controlepunten leeghalen
4 personen
Routepijlen verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen drogen en sorteren
2 personen
Routekaarten archiveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Partytentaantal 2
Tafelkleedaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidspreker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 3

Oriëntatiemateriaal

Kompasaantal 15
Topografische kaartenaantal 20
Routekaartenaantal 60
Controlepuntbordenaantal 12
Routepijlenaantal 40
Reflecterende lintenaantal 6
Opdrachtkaartenaantal 60
Antwoordformulierenaantal 60
Klembordenaantal 15
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Watervaste stiftenaantal 12
Balpennenaantal 80
Enveloppenaantal 60
Pionnenaantal 24
Meetlintenaantal 4
Prijzenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelkanaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2
Schoonmaaksponsjesaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verken het routegebied ruim vóór de tocht en controleer de afstand met de tijd die teams werkelijk nodig hebben. Leg uiterlijk een week vooraf een alternatieve route vast voor afgesloten paden of slecht weer.
Maak de teamindeling en starttijden zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Informeer deelnemers daarna minstens 3 dagen vooraf over hun starttijd, route-instructies en wat ze moeten meenemen.
Controleer elk controlepunt tijdens een volledige testronde. Markeer punten duidelijk en sorteer controlepuntmaterialen per locatie, zodat je bij het opbouwen niet met losse stapels hoeft te werken.
Druk kaarten, opdrachten en antwoordformulieren niet pas op de ochtend zelf af. Maak per team één complete set met een routekaart, opdrachtkaarten, antwoordformulier, klembord en schrijfmateriaal.
Plan naast de tocht tijd voor ontvangst en afronding. Zet tafels en stoelen bij de startlocatie klaar, koel dranken vooraf en test luidspreker, microfoon, verlichting en verlengkabels minstens 1 uur voor vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oriëntatietocht organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en reservering van de startlocatie. Plan de routeverkenning en eerste routeversie uiterlijk 3 weken voor de tocht.
Wanneer moet ik de route van een oriëntatietocht controleren?: Controleer de route eerst tijdens het uitzetten en opnieuw 3 tot 7 dagen voor de start. Doe op de dag zelf nog een korte ronde langs de controlepunten, vooral na regen of werkzaamheden.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het klaarzetten van een oriëntatietocht?: Reken voor de startlocatie en materialen op minstens 2 uur voorbereiding. Controleer apparatuur, kaarten en controlepunten uiterlijk 1 uur voor de eerste start.
Wanneer maak ik de teamindeling en starttijden?: Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen en contactgegevens definitief zijn, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Verstuur de starttijden en deelnemersinformatie daarna uiterlijk 3 dagen voor de tocht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.