Checklist para organizar una ruta de orientación
Organizar una ruta de orientación requiere más que dibujar un recorrido en el mapa. Primero debes cerrar participantes, inscripciones y preferencias dietéticas; después comprobar la zona, definir los controles y preparar una alternativa. En los últimos días tendrás que revisar el pronóstico, imprimir mapas y formularios, distribuir horarios y ordenar el material de cada punto. Esta checklist reúne las tareas en una secuencia útil para que nada quede pendiente cuando empiecen las salidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Reservar la ubicación de salida
Explorar la zona de la ruta
2 personas
Trazar la ruta de orientación
2 personas
Definir los puntos de control
2 personas
Comprobar la distancia de la ruta
2 personas
Fijar una ruta alternativa
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Marcar puntos de control
2 personas
Imprimir entradas
Laminar mapas de ruta
Hacer la distribución del equipo
Distribuir los horarios de salida
Informar a los participantes
Imprimir tareas
Imprimir formularios de respuesta
Preparar las tarjetas del equipo
2 personas
Ordenar los materiales de los puntos de control
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de inicio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar la señal de ruta
2 personas
Reabastecer los puntos de control
4 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Evento
Atender la mesa de inscripción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir tarjetas del equipo
2 personas
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
Hacer que los equipos empiecen por fases
3 personas
Atender los puntos de control
6 personas
Responder las preguntas de la ruta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Registrar las llegadas intermedias
2 personas
Recoger los formularios entregados
2 personas
Seguir a los últimos equipos
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Calcular resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Comprobar la iluminación nocturna
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Vaciar los puntos de control
4 personas
Retirar las flechas de ruta
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Secar y clasificar los materiales
2 personas
Archivar las cartas de ruta
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Carpa plegablecant. 2
- Mantelcant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Altavoz
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 3
Material de orientación
- Brújulacant. 15
- Mapas topográficoscant. 20
- Mapas de rutacant. 60
- Carteles de controlcant. 12
- Flechas de rutacant. 40
- Cintas reflectantescant. 6
- Cartas de tareascant. 60
- Hojas de respuestacant. 60
- Portapapelescant. 15
- Cronómetroscant. 6
- Silbatoscant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rotuladores permanentescant. 12
- Bolígrafoscant. 80
- Sobrescant. 60
- Conoscant. 24
- Cintas métricascant. 4
- Premioscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Termoscant. 4
- Jarra enfriadoracant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubocant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Explora la zona antes de fijar el recorrido y comprueba la distancia completa. Define también una ruta alternativa: el mal tiempo, una zona cerrada o un paso impracticable pueden obligarte a cambiarla el mismo día.
- Cierra las inscripciones y verifica los datos de contacto antes de repartir los horarios de salida. Guarda también las preferencias dietéticas para calcular correctamente la compra y la comida de llegada.
- Marca los puntos de control con carteles, flechas y cintas reflectantes, y prepara cada conjunto dentro de un sobre. Así puedes entregar el material a los responsables sin mezclar tarjetas, hojas de respuesta, bolígrafos y cronómetros.
- Lamina los mapas de ruta e imprime copias suficientes para los equipos y la organización. Lleva además mapas topográficos, brújula y portapapeles: depender solo del móvil deja la actividad expuesta a batería, cobertura o lluvia.
- Haz una última comprobación de la ruta y del pronóstico el día anterior. En la salida, prepara con antelación la megafonía, los horarios, los formularios y las bebidas enfriadas; la carpa y las lámparas LED también conviene colocarlas antes de recibir al primer grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una ruta de orientación?
- Ciérralas al menos 3 días antes de la actividad. Ese margen permite comprobar los datos de contacto, recoger preferencias dietéticas, preparar las tarjetas de equipo y distribuir los horarios de salida.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que comprobar la ruta de orientación?
- Haz una primera exploración con varios días de margen y vuelve a comprobar la ruta el día anterior. Revisa especialmente los puntos de control, la distancia, los accesos y la ruta alternativa.
- ¿Cuántos mapas necesita cada equipo en una ruta de orientación?
- Prepara como mínimo 1 mapa de ruta por equipo y varios ejemplares adicionales para la organización. Lleva también mapas topográficos y copias protegidas o laminadas para soportar humedad y uso continuo.
- ¿Qué material hay que preparar para los puntos de control?
- Prepara un conjunto por punto de control con su cartel, flechas o cintas de señalización, tarjetas de tareas, hojas de respuesta, bolígrafos y el material de medición o control previsto. Ordénalo y revisa cada sobre al menos 1 día antes.
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