Organiser un rallye d’orientation sans rien oublier
Un rallye d’orientation se prépare dans un ordre précis : participants, lieu de départ, parcours, équipes et matériel. Cette checklist rassemble 61 tâches et 45 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au jour du départ. Elle vous aide notamment à vérifier la distance, prévoir un itinéraire alternatif et préparer les cartes, consignes et points de contrôle. Gardez une marge pour les inscriptions tardives et les changements de météo.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Réserver le lieu de départ
Explorer la zone de parcours
2 personnes
Mettre en place le parcours d’orientation
2 personnes
Définir les points de contrôle
2 personnes
Vérifier la distance du parcours
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Marquer les points de contrôle
2 personnes
Imprimer les cartes
Plastifier les plans d’itinéraire
Établir la répartition des équipes
Répartir les heures de départ
Informer les participants
Imprimer les consignes
Imprimer les formulaires de réponse
Composer les cartes d’équipe
2 personnes
Trier le matériel des points de contrôle
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place la table de départ
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer un panneau d'itinéraire
2 personnes
Approvisionner les points de contrôle
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire démarrer les équipes par étapes
3 personnes
Assurer les points de contrôle
6 personnes
Répondre aux questions de l’itinéraire
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Enregistrer les arrivées intermédiaires
2 personnes
Collecter les formulaires remis
2 personnes
Suivre les dernières équipes
2 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Calculer les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Vider les points de contrôle
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Sécher et trier le matériel
2 personnes
Archiver les cartes d'itinéraire
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 50
- Tente de réceptionqté 2
- Nappeqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Haut-parleur
- Microphone
- Rallongesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 3
Matériel d’orientation
- Boussoleqté 15
- Cartes topographiquesqté 20
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Panneaux des points de contrôleqté 12
- Flèches de directionqté 40
- Rubans réfléchissantsqté 6
- Cartes de missionqté 60
- Formulaires de réponseqté 60
- Presse-papiersqté 15
- Chronomètresqté 6
- Siffletsqté 8
- Marqueursqté 12
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Stylos à billeqté 80
- Enveloppesqté 60
- Cônesqté 24
- Mètres rubansqté 4
- Prixqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Louchesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Thermosqté 4
- Carafe isothermeqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Serpillière et seauqté 2
- Éponges de nettoyageqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Explorez la zone du parcours avant de la finaliser, puis mesurez la distance réelle. Préparez aussi un itinéraire alternatif avant d’envoyer les informations aux participants.
- Fixez les heures de départ après avoir traité les inscriptions et formé les équipes. Prévoyez des départs espacés pour éviter que toutes les équipes se retrouvent au même point de contrôle.
- Repassez sur l’itinéraire quelques jours avant le rallye : un chantier, une fermeture ou une végétation dense peut rendre une flèche ou un point de contrôle inutilisable.
- Imprimez les cartes, consignes et formulaires de réponse avant le jour J, puis plastifiez les plans d’itinéraire. Préparez une enveloppe ou un lot distinct pour chaque équipe.
- Ne gardez pas les boissons pour la dernière minute : faites les courses assez tôt pour les refroidir et vérifiez en même temps les rallonges, lampes, chronomètres, sifflets et marqueurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un rallye d’orientation ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour établir la liste des participants, explorer le parcours, réserver le départ et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour revérifier l’itinéraire, la météo et le matériel.
- Quand faut-il définir les équipes et les heures de départ ?
- Faites la répartition après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant le rallye. Informez ensuite chaque participant de son équipe, de son heure de départ et des consignes.
- Quelle distance prévoir pour un rallye d’orientation ?
- La distance dépend du public et du terrain, mais mesurez toujours l’itinéraire complet sur place avant de l’annoncer. Vérifiez-le une seconde fois dans la semaine précédant l’événement et préparez une alternative en cas d’obstacle.
- Que préparer la veille d’un rallye d’orientation ?
- La veille, regroupez les cartes d’équipe, formulaires, cartes de mission et matériel de chaque point de contrôle. Refroidissez les boissons, chargez les équipements nécessaires et placez les panneaux, flèches, cônes et rubans dans un ordre facile à transporter.
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