Zo organiseer je een oriëntatietocht

Begin met het routegebied en werk daarna terug naar de deelnemers. Verken de omgeving, zet de oriëntatieroute uit en leg controlepunten en een alternatieve route vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer vervolgens afstand, weersverwachting en bereikbaarheid. In de laatste voorbereidingsronde maak je teams, plan je starttijden en sorteer je kaarten, opdrachten en materialen per controlepunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens controleren
6
Startlocatie reserveren
7
Routegebied verkennen
2 personen
8
Oriëntatieroute uitzetten
2 personen
9
Controlepunten bepalen
2 personen
10
Routeafstand controleren
2 personen
11
Alternatieve route vastleggen
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Route opnieuw controleren
2 personen
14
Controlepunten markeren
2 personen
15
Kaarten afdrukken
16
Routekaarten lamineren
17
Teamindeling maken
18
Starttijden indelen
19
Deelnemers informeren
20
Opdrachten afdrukken
21
Antwoordformulieren afdrukken
22
Teamkaarten samenstellen
2 personen
23
Controlepuntmaterialen sorteren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Starttafel inrichten
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
2 personen
31
Routebord plaatsen
2 personen
32
Controlepunten bevoorraden
4 personen
33
Verlichting ophangen
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

35
Inschrijftafel bemannen
2 personen
36
Deelnemers registreren
2 personen
37
Teamkaarten uitdelen
2 personen
38
Startinstructie geven
2 personen
39
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
40
Controlepunten bemannen
6 personen
41
Routevragen beantwoorden
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Tussentijdse aankomsten registreren
2 personen
45
Ingeleverde formulieren innemen
2 personen
46
Laatste teams volgen
2 personen
47
Antwoorden nakijken
3 personen
48
Uitslag berekenen
2 personen
49
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
50
Avondverlichting controleren
51
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

52
Controlepunten leeghalen
4 personen
53
Routepijlen verwijderen
3 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
56
Servies afwassen
2 personen
57
Locatie schoonmaken
3 personen
58
Materialen drogen en sorteren
2 personen
59
Routekaarten archiveren
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Partytentaantal 2
Tafelkleedaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidspreker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 3

Oriëntatiemateriaal

Kompasaantal 15
Topografische kaartenaantal 20
Routekaartenaantal 60
Controlepuntbordenaantal 12
Routepijlenaantal 40
Reflecterende lintenaantal 6
Opdrachtkaartenaantal 60
Antwoordformulierenaantal 60
Klembordenaantal 15
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Watervaste stiftenaantal 12
Balpennenaantal 80
Enveloppenaantal 60
Pionnenaantal 24
Meetlintenaantal 4
Prijzenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelkanaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2
Schoonmaaksponsjesaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole niet alleen weken vooraf: loop de route opnieuw na zodra de weersverwachting bekend is en controleer of pijlen, linten en controlepuntborden nog zichtbaar zijn.
Maak starttijden per team in plaats van iedereen tegelijk te laten vertrekken. Houd enkele minuten tussen teams, zodat deelnemers elkaar niet direct volgen.
Bereid per team een complete set voor met routekaart, opdrachtkaarten, antwoordformulier, klembord en balpennen. Zo hoef je bij de start niet meer te zoeken.
Leg vooraf een alternatieve route vast voor afgesloten paden, hoog water of slecht zicht. Noteer ook wie tijdens de tocht de route kan aanpassen of deelnemers kan terugroepen.
Regel routekaarten en opdrachten ruim vóór de start en neem extra exemplaren mee. Voorzie daarnaast een overdekte startplek, verlichting en gekoelde dranken als deelnemers buiten wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oriëntatietocht organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met het deelnemersoverzicht, de startlocatie en het verkennen van het routegebied. Plan de definitieve routecontrole en materiaalverdeling in de laatste 7 dagen.
Hoe lang duurt een oriëntatietocht?: Reken voor een tocht meestal op 1,5 tot 3 uur, afhankelijk van routeafstand, aantal controlepunten en opdrachten. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst, teamindeling en uitleg.
Hoeveel controlepunten heb je nodig voor een oriëntatietocht?: Gebruik als praktisch uitgangspunt ongeveer 6 tot 10 controlepunten voor een tocht van 1,5 tot 3 uur. Plaats ze niet allemaal op één lange route zonder rust- of keuzemoment; controleer de totale afstand vooraf.
Wat moet je doen als het weer omslaat tijdens een oriëntatietocht?: Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet een kortere alternatieve route klaar en spreek af wanneer je de tocht stopt, bijvoorbeeld bij onweer of onvoldoende zicht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.