Zo organiseer je een oriëntatieloop

Begin met het parcours en de start- en finishlocatie; pas daarna leg je de rest van de organisatie vast. Controleer vroeg of je toestemming nodig hebt en stem het terrein af met de beheerder. Werk vervolgens de route, controlepunten en veiligheidsmaatregelen uit. In de laatste weken regel je deelnemers, vrijwilligers, kaarten en starttijden. Op de dag zelf draait alles om duidelijke briefing, zichtbare markering en een controlepost die per deelnemer kan bijhouden wat er gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcoursconcept vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Terreinbeheer informeren
5
Reservering locatie bevestigen
6
Parcours op kaart uitwerken
2 personen
7
Controlepunten nummeren
2 personen
8
Parcoursrisico's inspecteren
2 personen
9
Alternatieve route uitwerken
2 personen
10
Verkeerspunten markeren
2 personen
11
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
12
Weerscenario bepalen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Vrijwilligersinstructie versturen
16
Uitnodigingen versturen
2 personen
17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
18
Dieetwensen verzamelen
19
Starttijden indelen
2 personen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Medische contactgegevens verzamelen
22
Controleposten voorbereiden
3 personen
23
Kaarten en scorekaarten drukken
2 personen
24
Startnummers maken
2 personen
25
Prijzen en medailles ophalen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Materiaal controleren
2 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Startpakket sorteren
3 personen
30
Weersverwachting controleren

Event

31
Terrein vrijmaken
4 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
35
Controleposten uitzetten
6 personen
36
Routepijlen plaatsen
4 personen
37
Veiligheidsmaterialen klaarzetten
2 personen
38
Inschrijftafel inrichten
2 personen
39
Cateringtafel inrichten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
44
Controleposten bemannen
8 personen
45
Deelnemers ontvangen
4 personen
46
Startpakketten uitdelen
3 personen
47
Startbriefing geven
2 personen
48
Deelnemers laten starten
3 personen
49
Finishers registreren
3 personen
50
Scorekaarten controleren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
EHBO-materiaal controleren
2 personen
55
Vermiste deelnemers opvolgen
2 personen
56
Parcours vrijgeven na afloop
4 personen
57
Uitslag controleren
2 personen
58
Prijzen uitreiken
3 personen
59
Hapjes serveren
3 personen
60
Dranken serveren
2 personen

Nazorg

61
Routepijlen verwijderen
4 personen
62
Controleposten ophalen
6 personen
63
Tenten afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Koelboxen legen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven eten opslaan
2 personen
73
Deelnemersfoto's delen
74
Uitslag publiceren
75
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Sportmateriaal

Controlepostbordenaantal 25
Oriëntatieprisma'saantal 25
Kompasaantal 30
Reservekompassenaantal 10
Scorekaarthoudersaantal 120
Startnummersaantal 120
Pionnenaantal 40
Lintenaantal 10
Routepijlenaantal 80
Afzetlintaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 10
Handstempelsaantal 25
Reservepennenaantal 30
Prijzenaantal 12
Medaillesaantal 30

Apparatuur

Luidspreker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Rekenmachinesaantal 3
Portofoonsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koekblikkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10
Nooddekensaantal 4

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het parcours eerst volledig op kaart uit en loop het daarna ter plaatse na. Controleer risico’s, verkeerspunten en verdwalen op minstens één moment met de alternatieve route achter de hand.
Regel vergunningen, terreinbeheer en locatiebevestiging uiterlijk enkele weken voor de loop. Een routewijziging na het drukken van kaarten en scorekaarten kost meer tijd dan vooraf controleren.
Plan vrijwilligers per taak en geef de instructie minimaal 3 dagen vooraf. Zet bij elke controlepost duidelijk wie de materialen beheert, hoe deelnemers worden gecontroleerd en wie bereikbaar is bij problemen.
Verdeel deelnemers in starttijden in plaats van iedereen tegelijk te laten vertrekken. Houd rekening met de capaciteit van het terrein, de controleposten en de tijd die nodig is om kaarten en scorekaarten uit te geven.
Maak een apart weerscenario en leg reservebenodigdheden klaar. Denk niet alleen aan pionnen, linten en routepijlen, maar ook aan reservekompassen, reservepennen, powerbanks en bescherming voor kaarten en apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oriëntatieloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het parcours, de locatie en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersinformatie, vrijwilligersinstructies, drukwerk en een laatste controle van de route.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een oriëntatieloop?: Reken minimaal op één coördinator, één persoon bij start en finish en één vrijwilliger per controlepost of risicopunt. Tel extra mensen op voor verkeerspunten, ontvangst en vervanging tijdens pauzes.
Wanneer druk je kaarten en scorekaarten voor een oriëntatieloop?: Druk ze pas nadat het parcours en alle controlepunten definitief zijn gecontroleerd, meestal 5 tot 7 dagen voor de loop. Houd een kleine reserve aan voor verlies, beschadiging of last-minute wijzigingen.
Hoe deel je de starttijden van een oriëntatieloop in?: Maak tijdvakken van bijvoorbeeld 5 tot 10 minuten en zet deelnemers per groep klaar. Laat tussen twee drukke groepen genoeg ruimte zodat controleposten en smalle routepunten niet tegelijk vollopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.