Organiser une course d’orientation, étape par étape
Une course d’orientation réussie commence par un parcours compréhensible et vérifié sur le terrain, pas par l’achat du matériel. Définissez d’abord les points de départ et d’arrivée, les postes de contrôle et les zones à risque. Ensuite, prévoyez les autorisations, les bénévoles, les départs échelonnés et un scénario météo. Les cartes, dossards, chronomètres et consignes doivent être prêts avant l’accueil des participants, afin d’éviter les files d’attente et les erreurs de parcours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le concept du parcours
2 personnes
- 2
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Informer la gestion du site
- 5
Confirmer la réservation du lieu
- 6
Élaborer le parcours sur la carte
2 personnes
- 7
Numéroter les points de contrôle
2 personnes
- 8
Inspecter les risques du parcours
2 personnes
- 9
Élaborer un itinéraire alternatif
2 personnes
- 10
Marquer les points de circulation
2 personnes
- 11
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
- 12
Définir le scénario météo
2 personnes
- 13
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 14
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 15
Envoyer les consignes aux bénévoles
- 16
Envoyer les invitations
2 personnes
- 17
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 18
Recueillir les besoins alimentaires
- 19
Répartir les heures de départ
2 personnes
- 20
Envoyer les informations aux participants
- 21
Collecter les coordonnées médicales
- 22
Préparer les postes de contrôle
3 personnes
- 23
Imprimer les billets et les cartes de score
2 personnes
- 24
Créer les dossards
2 personnes
- 25
Récupérer les prix et les médailles
- 26
Faire les courses
2 personnes
- 27
Vérifier le matériel
2 personnes
- 28
Remplir les glacières
2 personnes
- 29
Trier le kit de départ
3 personnes
- 30
Vérifier les prévisions météo
Événement
- 31
Dégager le site
4 personnes
- 32
Monter les tentes
4 personnes
- 33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 34
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
- 35
Installer les postes de contrôle
6 personnes
- 36
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
- 37
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
- 38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 39
Installer la table traiteur
3 personnes
- 40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 41
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 42
Inscrire les bénévoles
2 personnes
- 43
Briefer les bénévoles
3 personnes
- 44
Affecter du personnel aux points de contrôle
8 personnes
- 45
Accueillir les participants
4 personnes
- 46
Distribuer les kits de départ
3 personnes
- 47
Faire le briefing de départ
2 personnes
- 48
Faire démarrer les participants
3 personnes
- 49
Enregistrer les arrivants
3 personnes
- 50
Vérifier les feuilles de score
3 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
- 55
Relancer les participants absents
2 personnes
- 56
Libérer le parcours après l’épreuve
4 personnes
- 57
Vérifier les résultats
2 personnes
- 58
Remettre les prix
3 personnes
- 59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 60
Servir les boissons
2 personnes
Suivi
- 61
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
- 62
Récupérer les postes de contrôle
6 personnes
- 63
Démonter les tentes
4 personnes
- 64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 65
Faire la vaisselle
2 personnes
- 66
Vider les glacières
2 personnes
- 67
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 68
Évacuer les déchets
2 personnes
- 69
Rassembler les objets trouvés
- 70
Inventorier le matériel
2 personnes
- 71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 72
Stocker les restes
2 personnes
- 73
Partager les photos des participants
- 74
Publier les résultats
- 75
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Portantsqté 2
Matériel de sport
- Panneaux des postes de contrôleqté 25
- Prismes d’orientationqté 25
- Boussoleqté 30
- Boussoles de secoursqté 10
- Porte-cartes de scoreqté 120
- Numéros de départqté 120
- Cônesqté 40
- Rubansqté 10
- Flèches de directionqté 80
- Ruban de balisageqté 6
- Chronomètresqté 8
- Siffletsqté 10
- Tampons manuelsqté 25
- Stylos de réserveqté 30
- Prixqté 12
- Médaillesqté 30
Équipement
- Haut-parleur
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externes rechargeablesqté 6
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Calculatricesqté 3
- Talkies-walkiesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Louchesqté 8
- Pichets de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Boîtes à biscuitsqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Couvertures de survieqté 10
- Gilets de sécuritéqté 20
- Lampes de pocheqté 10
- Couvertures de survieqté 4
Décoration
- Arche de départ et d'arrivée
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 6
- Nappesqté 10
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sets de balaiqté 3
- Pinces à déchetsqté 4
- Seaux de nettoyageqté 4
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Testez le parcours à pied au moins une fois avant le jour J, en vérifiant chaque poste de contrôle, les traversées et l’itinéraire alternatif. Un point mal visible ou déplacé peut fausser toute la course.
- Préparez les cartes de score, les billets et les numéros de départ plusieurs jours à l’avance, puis gardez des stylos de réserve et des boussoles supplémentaires au départ.
- Répartissez les bénévoles avec une consigne écrite pour chaque poste. Prévoyez notamment qui signale un retard, un accident ou un participant qui revient sans avoir trouvé un contrôle.
- Échelonnez les heures de départ plutôt que de faire partir tout le monde en même temps. Cela réduit les regroupements au premier poste et facilite le suivi des participants sur le parcours.
- Décidez avant les inscriptions quoi faire en cas de pluie, de forte chaleur ou de terrain impraticable. Informez les participants de la procédure et gardez le matériel de balisage, les sifflets et les moyens de communication accessibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une course d’orientation ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les autorisations, réserver le lieu, dessiner le parcours et recruter les bénévoles. Ajoutez une vérification complète du terrain dans la semaine précédant la course.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course d’orientation ?
- Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et le départ, 1 personne pour l’arrivée et le chronométrage, puis 1 responsable par zone sensible ou poste nécessitant une surveillance. Pour un parcours avec plusieurs traversées, prévoyez une personne supplémentaire par point de circulation.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les horaires de départ, le lieu, les consignes de sécurité et la liste du matériel individuel 5 à 7 jours avant la course. Renvoyez un rappel la veille si un changement météo ou d’accès est possible.
- Que faut-il prévoir en cas de mauvais temps pour une course d’orientation ?
- Définissez au moins 48 heures avant l’événement les conditions d’annulation, de modification ou de report. Préparez un itinéraire plus court ou alternatif et protégez les cartes de score, le matériel de chronométrage et les documents d’accueil.
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