Checklist voor een goed georganiseerd orgelconcert

Een orgelconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een organist en een kerk reserveren. Je legt eerst datum, programma, speelduur, begroting en entree vast; daarna regel je publiciteit, aanmeldingen, auteursrechten en praktische ondersteuning. In de laatste week controleer je bezoekers, betalingen, programmaboekjes, catering en toegang tot de locatie. Op de concertdag zelf draait alles om een tijdige opening, een duidelijke ontvangst en een zaal waarin stoelen, techniek, koffie en routeaanwijzingen al klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum en programma vastleggen
2 personen
Orgel en concertlocatie reserveren
Organist contracteren
Repertoire en speelduur bevestigen
2 personen
Vergunningen en auteursrechten controleren
Begroting en entreeprijs vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en route publiceren
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes laten drukken
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
Catering en boodschappen bestellen
Weersverwachting controleren
Bezoekerslijst en betalingen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels en toegang regelen
Programma's en naambadges klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Orgel en speelplek controleren
2 personen
Bladmuziek en lessenaar klaarzetten
Licht en microfoon testen
2 personen
Programma en publieksinformatie doornemen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Entree- en ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Dranken en ontvangst verzorgen
3 personen
Laatkomers naar plaatsen begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Orgelconcert uitvoeren
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers begeleiden bij vertrek
2 personen
Informeel napraten begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Betalingen en bonnetjes archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Actieve speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Muzieklessenaar
Pianobank
Zaklampenaantal 3

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Tafelkleedaantal 6
Naamkaartjesaantal 20
Kleefbandaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Reserveledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, repertoire en speelduur uiterlijk enkele weken vóór het concert vast. Die informatie heb je nodig voor de online publicatie, uitnodigingen en het programmaboekje.
Controleer vergunningen en auteursrechten voordat je de entreeprijs definitief maakt. Een wijziging in repertoire of locatie kan gevolgen hebben voor de begroting en publicatie.
Plan ontvangstvrijwilligers in vóór je de aanmeldingen sluit. Zorg dat bezoekerslijst, betalingen, naambadges en programmaboekjes bij de ontvangsttafel liggen.
Test microfoon, actieve speaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deuren opengaan. Neem zaklampen en reserveledlampen mee, zodat je niet afhankelijk bent van de zaalverlichting.
Open de locatie ruim vóór de ontvangst en loop ruimtes en toiletten na. Zet stoelen, ontvangsttafel en koffie- en theepunt klaar voordat bezoekers binnenkomen; controleer ook route- en pijlborden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een orgelconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en organist. Plan repertoire, auteursrechten, publicatie en drukwerk daarna zo dat het programmaboekje uiterlijk 1 week voor het concert besteld is.
Wanneer moet ik de organist en het repertoire vastleggen?: Leg de organist en het hoofdprogramma ongeveer 8 weken vooraf vast. Bevestig speelduur en definitief repertoire uiterlijk 4 weken voor het concert, zodat uitnodigingen en online informatie niet steeds veranderen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een orgelconcert?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en zet enkele extra stoelen klaar voor late bezoekers of wijzigingen. Controleer de bezoekerslijst en betalingen 1 tot 2 dagen vóór het concert en pas de opstelling daarna aan.
Wanneer moet ik programmaboekjes laten drukken?: Maak het programmaboekje ongeveer 2 weken vooraf op en laat het drukken zodra programma, route en praktische informatie definitief zijn. Leg de boekjes op de concertdag vóór de ontvangst bij de ingang klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.