Orgelkonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Orgelkonzert braucht früh feste Zusagen: Termin, Kirche oder Konzertort, Organist und Programm hängen direkt zusammen. Kläre außerdem rechtzeitig Genehmigungen, Urheberrechte und die geplante Spieldauer. In der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Zahlungen, Programmhefte und die Einteilung der Helfer. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Zugang, Bestuhlung, Empfang, Kaffee- und Teebereich sowie die Beschilderung sollten vor dem Einlass bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Konzertdatum und Programm festlegen
2 Personen
Orgel und Konzertort reservieren
Organisten engagieren
Repertoire und Spieldauer bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Urheberrechte prüfen
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Route veröffentlichen
Programmheft gestalten
Programmhefte drucken lassen
Freiwillige für den Empfang einteilen
Catering und Einkäufe bestellen
Wettervorhersage prüfen
Besucherlisten und Zahlungen prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Locationschlüssel und Zugang regeln
Programme und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Orgel und Spielbereich prüfen
2 Personen
Noten und Notenständer bereitstellen
Licht und Mikrofon testen
2 Personen
Programm und Publikumsinformationen durchgehen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Event
Einlass- und Empfangstheke besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Getränke und Empfang betreuen
3 Personen
Spätankömmlinge zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
Konzert ankündigen
Orgelkonzert durchführen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Besucher beim Verlassen begleiten
2 Personen
Informellen Austausch moderieren
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Zahlungen und Belege archivieren
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 6
- Empfangstisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TortenplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
Ausstattung
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
- Aktiver Sprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Notenpult
- Klavierbank
- TaschenlampenAnz. 3
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdeckeAnz. 6
- NamensschilderAnz. 20
- KlebebandAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- Ersatz-LED-LampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- ReinigungsschwämmeAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin, Konzertort, Organist und Programm zuerst fest. Bestätige die Spieldauer spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert, damit Einlass, Pause und Bewirtung planbar bleiben.
- Prüfe Genehmigungen und Urheberrechte nicht erst beim Druck. Schließe diese Klärung mindestens 4 Wochen vorher ab, bevor Programm und Repertoire veröffentlicht werden.
- Plane den Empfang mit konkreten Schichten von 30 bis 45 Minuten. Zwei Helfer reichen oft für Eintrittskontrolle und Namensschilder, während eine dritte Person bei größerem Andrang nachrückt.
- Bereite Programmhefte, Wegweiser und Namensschilder am Vortag vor. Lege zusätzlich Klebeband, Taschenlampen und Ersatz-LED-Lampen an einen festen Ort, weil diese Kleinigkeiten beim Aufbau häufig fehlen.
- Öffne den Konzertort mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Räume und Toiletten, stelle danach Stühle und Empfangstisch auf und richte zuletzt Kaffee, Tee und Technik ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Orgelkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Termin, Orgel, Konzertort und Organist sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wann sollte das Programmheft für ein Orgelkonzert fertig sein?
- Lass den Inhalt spätestens 4 Wochen vorher bestätigen und gib die Hefte etwa 10 bis 14 Tage vor dem Konzert in den Druck. So bleibt Zeit für Korrekturen und die Verteilung am Empfang.
- Wie viele Helfer braucht man für den Einlass?
- Für bis zu 80 Gäste reichen meist 2 Helfer am Empfang. Bei mehr Gästen oder zusätzlichen Zahlungen solltest du 3 bis 4 Personen einteilen, mindestens eine davon für die ersten 30 Minuten nach Einlassbeginn.
- Wie lange vorher sollte der Konzertort geöffnet werden?
- Plane mindestens 2 Stunden für Zugang, Raumkontrolle, Bestuhlung, Empfang, Beschilderung und Getränke ein. Wenn Technik oder Bewirtung umfangreich sind, sind 3 Stunden Vorlauf sicherer.
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