Checklist para organizar un concierto de órgano
Organizar un concierto de órgano requiere coordinar el instrumento, el organista, el espacio y la recepción del público en el orden adecuado. Esta checklist reúne 57 tareas y 37 elementos para que puedas avanzar desde la fecha y el repertorio hasta la apertura de la sala. Incluye también los detalles que suelen quedar para el último momento, como los permisos, las llaves, los programas impresos y el montaje del café y el té. Úsala como guía de trabajo y marca cada punto a medida que lo completes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa del concierto
2 personas
Reservar el órgano y el lugar del concierto
Contratar organista
Confirmar repertorio y duración
2 personas
Revisar permisos y derechos de autor
Fijar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa y la ruta
Maquetar el programa
Imprimir folletos del programa
Asignar voluntarios para la recepción
Pedir el catering y las compras
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de visitantes y los pagos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Gestionar las llaves y el acceso de los locales
Preparar los programas y las acreditaciones
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios y los aseos
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar el órgano y el espacio de actuación
2 personas
Preparar las partituras y el atril
Probar la luz y el micrófono
2 personas
Repasar el programa y la información para el público
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Atender el mostrador de entrada y recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Encargarse de las bebidas y la recepción
3 personas
Guiar a los que llegan tarde a sus asientos
2 personas
Anunciar el concierto
Ofrecer un concierto de órgano
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Coordinar la charla informal posterior
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar pagos y recibos
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cucharillascant. 120
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
Equipo
- Micrófono inalámbrico
- Soporte de micrófono
- Altavoz activo
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Atril para música
- Banco de piano
- Linternascant. 3
Decoración
- Arreglos floralescant. 4
- Mantelcant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 20
- Cinta adhesivacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LED de repuestocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la reserva del órgano con varias semanas de margen. Confirma también la duración total para calcular la apertura de puertas, la recepción y el final del servicio de café.
- Revisa los permisos y los derechos de autor antes de publicar el concierto. Hazlo al menos 4 semanas antes, porque cualquier ajuste del repertorio puede afectar al programa impreso y a la comunicación del evento.
- No dejes la recepción para el mismo día sin una lista concreta: asigna voluntarios, prepara las acreditaciones y comprueba los pagos antes de abrir las puertas. Reserva una mesa de recepción y el material necesario para registrar a los asistentes.
- Calcula con antelación la distribución de las sillas, el atril, el banco de piano y el equipo de sonido. Haz una prueba de micrófono y altavoz antes de que llegue el público, con cables, regletas y alargadores colocados fuera de las zonas de paso.
- Programa el montaje al menos 2 horas antes del concierto. En ese intervalo todavía podrás revisar aseos, accesos, señalización, iluminación, programas, café, té y cualquier cambio provocado por el pronóstico del tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de órgano?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva pronto el órgano, el lugar y el organista; deja al menos 4 semanas para permisos, derechos, difusión e inscripciones.
- ¿Cuánto dura normalmente un concierto de órgano?
- Planifica entre 60 y 90 minutos de música, según el repertorio. Añade 30 minutos para la recepción inicial y calcula el tiempo extra necesario si habrá café, té o catering.
- ¿Cuándo hay que imprimir los programas del concierto?
- Cierra el repertorio, la duración y los datos de la ruta al menos 10 días antes. Imprime los programas entre 5 y 7 días antes para disponer de margen si cambia un nombre o una pieza.
- ¿A qué hora hay que abrir el lugar del concierto?
- Abre la ubicación al menos 2 horas antes del inicio. Así podrás comprobar los aseos y los accesos, colocar las sillas, montar la recepción y probar el micrófono y el altavoz sin público.
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