Checklist pour organiser un concert d’orgue
Un concert d’orgue demande une coordination précise entre le lieu, l’organiste, le programme et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, la durée de jeu et le budget, puis réservez l’instrument et la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les droits d’auteur et l’impression des livrets sont souvent réglés trop tard. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture des portes et l’installation du café ou du thé.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
Réserver l’orgue et le lieu du concert
Engager un organiste
Confirmer le répertoire et la durée de jeu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les droits d’auteur
Fixer le budget et le prix d’entrée
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme et l’itinéraire
Mettre en page le programme
Faire imprimer les livrets du programme
Répartir les bénévoles à l'accueil
Commander la restauration et les courses
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des visiteurs et les paiements
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Organiser les clés du lieu et l’accès
Préparer les programmes et les badges nominatifs
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier l’orgue et l’aire de jeu
2 personnes
Préparer les partitions et les pupitres
Tester l’éclairage et les micros
2 personnes
Passer en revue le programme et les informations au public
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Tenir le guichet d’entrée et d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Assurer les boissons et l'accueil
3 personnes
Accompagner les retardataires à leur place
2 personnes
Annoncer le concert
Interpréter un concert d’orgue
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs au départ
2 personnes
Animer les échanges informels
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les paiements et les reçus
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 6
- Table d’accueil
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Cuillères de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
Équipement
- Micro sans fil
- Pied de microphone
- Haut-parleur actif
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Pupitre de musique
- Banc de piano
- Lampes de pocheqté 3
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Nappeqté 6
- Badges nominatifsqté 20
- Ruban adhésifqté 4
- Panneaux indicateursqté 8
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Lampes LED de rechangeqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 2
- Éponges de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 12
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez l’orgue, le lieu et l’organiste dès que la date est envisagée. Gardez une confirmation écrite de la durée de jeu, du répertoire et des horaires d’accès à la salle.
- Traitez les autorisations et les droits d’auteur avant de publier l’événement, idéalement au moins 6 semaines à l’avance. Vérifiez aussi si le lieu impose des règles particulières pour l’accueil du public ou l’amplification.
- Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant le concert afin de confirmer les paiements, les besoins alimentaires et la quantité de restauration. Préparez une liste d’accueil à jour, avec les badges nominatifs si nécessaire.
- Faites relire le programme et l’itinéraire avant l’impression. Prévoyez les livrets imprimés au moins 3 jours avant l’événement, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives.
- Le jour J, prévoyez au moins 2 heures pour ouvrir le lieu, vérifier les toilettes, installer les chaises et tester le microphone, les rallonges et les multiprises. Placez ensuite la table d’accueil et le point café-thé avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orgue ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu et l’organiste, confirmer le répertoire, régler les autorisations et lancer les invitations. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, l’impression et la coordination des bénévoles.
- Quand faut-il réserver l’organiste et l’orgue ?
- Réservez-les dès que la date est possible, idéalement 2 à 3 mois avant le concert. Confirmez ensuite par écrit le répertoire, la durée de jeu et l’horaire d’accès à l’instrument.
- Quand imprimer les programmes d’un concert d’orgue ?
- Faites valider le contenu et l’itinéraire au moins 10 jours avant le concert, puis imprimez les livrets 3 à 5 jours avant. Prévoyez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires par rapport aux inscriptions confirmées.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez 2 heures pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces et les toilettes, installer les chaises, la table d’accueil et le point café-thé. Ajoutez 30 minutes si vous devez tester une sonorisation ou déplacer du mobilier lourd.
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