LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een orgelconcert organiseren

Een orgelconcert vraagt om meer dan een kerk en een organist. Je legt eerst datum, ruimte, repertoire en rechten vast en werkt daarna toe naar publiciteit, aanmeldingen en ontvangst. In de laatste week controleer je technische wensen, programmaboekjes, vrijwilligers en catering. Op de concertdag zelf draait het om een geopende locatie, duidelijke bewegwijzering, goed opgestelde stoelen en een praktische briefing voor de organist en helpers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Concertdatum vastleggen

    2 personen

  • Organist contracteren

    2 personen

  • Kerkruimte reserveren

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Repertoire en rechten controleren

  • Concerttekst schrijven

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Concert online publiceren

  • Posters verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Reserveringen bevestigen

  • Vrijwilligers inplannen

  • Catering bestellen

  • Organist praktische informatie sturen

  • Technische wensen controleren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Programmaboekjes printen

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

  • Aanmeldlijst afdrukken

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes en toiletten controleren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels voor ontvangst plaatsen

    2 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Cateringruimte inrichten

    2 personen

  • Koffieapparaat aansluiten

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Programmaboekjes klaarleggen

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Kaarsen en verlichting controleren

    2 personen

  • Orgel en speelruimte controleren

    2 personen

  • Organist ontvangen

  • Programma met organist doornemen

    2 personen

  • Orgeltest uitvoeren

    2 personen

  • Pauzedrankjes klaarzetten

    2 personen

  • Entree en garderobe bemannen

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Programmaboekjes uitdelen

    2 personen

  • Laatkomers begeleiden

  • Concert aankondigen

  • Eerste concertdeel begeleiden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Tweede concertdeel begeleiden

    2 personen

  • Slotwoord uitspreken

  • Bezoekers naar uitgang begeleiden

    2 personen

  • Garderobe afhandelen

    2 personen

  • Organist uitgeleide doen

Nazorg

  • Overgebleven catering afdekken

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval sorteren

    2 personen

  • Tafels afruimen

    2 personen

  • Stoelen terugplaatsen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koffieapparaat reinigen

  • Kerkzaal schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Deuren en ramen controleren

    2 personen

  • Sleutels terugbrengen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Foto's en bestanden archiveren

  • Bedankbericht versturen

  • Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 120
  • Klaptafelsaantal 4
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Kleedkamerstoelenaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Waterglazenaantal 120
  • Dessertbordjesaantal 120
  • Gebaksvorkjesaantal 120
  • Theelepelsaantal 120

Keuken

  • Koffiekannenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerbestekaantal 8
  • dienbladenaantal 6

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • Verlengkabelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Muzieklessenaarsaantal 2
  • Zaklampenaantal 3
  • Kassaboxenaantal 2
  • Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

  • Ledlampenaantal 6
  • Elektrische kaarsenaantal 20

Decoratie

  • Bloemstukkenaantal 4
  • Tafelkledenaantal 4
  • Informatiebordenaantal 4
  • Pijlbordenaantal 8
  • Fotolijstjesaantal 4
  • Naamkaartjesaantal 30
  • Pennenaantal 20
  • Kleefstripsaantal 4
  • Transparante tapeaantal 4
  • Scharenaantal 4
  • Klembordenaantal 4
  • Programmabordenaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Schoonmaakemmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Bezemsaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

  • Leg de concertdatum pas definitief vast nadat de kerkruimte én de organist beschikbaar zijn. Controleer ook of er op die datum geen andere kerkdienst of activiteit in dezelfde ruimte gepland staat.
  • Stuur de organist uiterlijk één week vooraf alle praktische informatie: aanvangstijd, toegang, kleedruimte, muzieklessenaars, technische voorzieningen en een contactpersoon op de dag zelf.
  • Plan publiciteit in twee rondes: verstuur uitnodigingen en publiceer het concert enkele weken vooraf, en controleer daarna de aanmeldingen. Zo kun je reserveringen bevestigen en het aantal programmaboekjes bepalen.
  • Maak voor de catering een aparte telling van koffie, thee, water en gebak. Controleer naast de aanmeldlijst ook dieetwensen, zodat je niet pas bij het klaarzetten ontdekt dat er iets ontbreekt.
  • Open de locatie ruim vóór de ontvangst en werk met één controlelijst voor toiletten, stoelen, bewegwijzering, verlichting, techniek en garderobe. Leg zaklampen en verlengkabels klaar voor plekken waar de kerkverlichting of stopcontacten niet praktisch zit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een orgelconcert organiseren?
Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met de datum, kerkruimte en organist. Repertoire, rechten en programma kun je daarna vastleggen; stuur uitnodigingen en publiceer het concert zodra de belangrijkste gegevens definitief zijn.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een orgelconcert?
Gebruik het aantal bevestigde reserveringen als basis en zet extra stoelen klaar voor onverwachte bezoekers. Controleer de opstelling vóór de deuren opengaan, zodat gangpaden, uitgang en zicht op de organist vrij blijven.
Wanneer moet ik programmaboekjes voor een orgelconcert printen?
Print ze pas nadat programma, namen en concerttekst definitief zijn. Plan dit enkele dagen vóór het concert, zodat je nog tijd hebt om een fout te herstellen en het juiste aantal op basis van de aanmeldlijst te bepalen.
Wat moet ik op de concertdag van een orgelconcert controleren?
Controleer vóór ontvangst de kerkruimte, toiletten, stoelen, garderobe, bewegwijzering, verlichting en technische wensen. Leg daarnaast de aanmeldlijst, programmaboekjes, muzieklessenaars en catering klaar en wijs vrijwilligers hun taak toe.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!