Orgelkonzert organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin, Kirchenraum und Organisten zuerst fest. Prüfe mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert, ob der Raum verfügbar ist und welche praktischen Informationen der Organist für Anreise, Instrument und Auftritt braucht.
• Kläre das Programm nicht erst beim Druck der Hefte. Prüfe Repertoire und Rechte mindestens 4 Wochen vorher und bestelle oder drucke die Programmhefte spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
• Plane Einladungen und Online-Veröffentlichung in zwei Wellen: Die erste Ankündigung sollte 6 bis 8 Wochen vorher erscheinen, eine Erinnerung etwa 7 Tage vor dem Konzert. Bearbeite Anmeldungen laufend und bestätige Reservierungen spätestens 3 Tage vorher.
• Lege Helfer für Einlass, Garderobe, Catering und Saalkontrolle ein. Stelle für jeweils etwa 25 bis 30 Gäste eine Ansprechperson bereit und drucke die Anmeldeliste am Veranstaltungstag nochmals aus.
• Kontrolliere Technik und Beleuchtung vor dem Einlass. Teste Verlängerungskabel, Notenpulte, LED-Lampen und Taschenlampen mindestens 60 Minuten vorher und stelle Wasser, Kaffeemaschinen und Thermoskannen erst nach der Raumkontrolle bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Orgelkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Termin, Kirchenraum, Organist, Programm, Rechte und die erste Einladung ohne Zeitdruck klären.

Wann sollte man die Einladungen für ein Orgelkonzert verschicken?

Verschicke die erste Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Eine kurze Erinnerung 7 Tage vorher hilft, offene Anmeldungen und Reservierungen rechtzeitig zu bearbeiten.

Wie viele Helfer braucht man für ein Orgelkonzert?

Plane mindestens eine Person für Einlass und Anmeldeliste, eine für Garderobe und eine für Catering ein. Bei größeren Gruppen ist ungefähr eine zusätzliche Ansprechperson pro 25 bis 30 Gäste sinnvoll.

Wann muss der Kirchenraum am Konzerttag geöffnet werden?

Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn, damit Toiletten, Sitzplätze, Beleuchtung und Technik kontrolliert werden können. Der Techniktest mit Notenpulten und Verlängerungskabeln sollte spätestens 60 Minuten vorher abgeschlossen sein.

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