Checklist pour organiser un concert d’orgue

Un concert d’orgue demande une coordination précise entre l’église, l’organiste, le programme et l’accueil du public. Commence par fixer la date, réserver l’espace et confirmer les contraintes de l’instrument avant de communiquer. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles se préparent ensuite, tandis que les livrets, la signalétique et l’installation se vérifient dans les derniers jours. Cette checklist suit l’ordre pratique des 69 tâches du projet, avec le matériel nécessaire pour l’accueil et la pause.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert
2 personnes
Engager un organiste
2 personnes
Réserver l’espace de l’église
Établir le programme
2 personnes
Vérifier le répertoire et les droits
Rédiger le texte du concert
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Planifier les bénévoles
Commander le catering
Envoyer les informations pratiques à l'organiste
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des inscriptions

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
Brancher la machine à café
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier les bougies et l’éclairage
2 personnes
Vérifier l'orgue et l'espace de jeu
2 personnes
Accueillir l'organiste
Passer en revue le programme avec l’organiste
2 personnes
Effectuer le test de l'orgue
2 personnes
Préparer les boissons de pause
2 personnes
Gérer l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Accompagner les retardataires
Annoncer le concert
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Raccompagner l'organiste

Suivi

Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la machine à café
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
Rapporter les clés
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Chaises des vestiairesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
plateauxqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Pupitres de musiqueqté 2
Lampes de pocheqté 3
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Bougies électriquesqté 20

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappesqté 4
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Cadres photoqté 4
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Bandes adhésivesqté 4
Ruban adhésif transparentqté 4
Ciseauxqté 4
Presse-papiersqté 4
Panneaux du programmeqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Conseils

Bloque la date de l’église et de l’organiste avant de rédiger les invitations. Demande aussi les informations techniques et les horaires d’accès afin d’éviter une modification tardive du programme.
Vérifie le répertoire et les droits avant de faire imprimer les livrets. Prévois la version finale du programme au moins 7 jours avant le concert pour laisser le temps de corriger le texte et les horaires.
Clôture les inscriptions quelques jours avant l’événement et imprime la liste le jour précédent. Utilise les informations recueillies pour confirmer les réservations et ajuster les courses, les tasses, les verres et les assiettes.
Répartis les bénévoles sur trois moments : ouverture du lieu, accueil du public et rangement. Donne à chacun une consigne précise, notamment pour les badges, les panneaux indicateurs, les vestiaires et les toilettes.
Prépare l’installation le jour même avec les chaises, les tables pliantes, les rallonges, les multiprises et l’éclairage d’appoint. Vérifie la météo avant les achats et garde des lampes de poche disponibles pour les déplacements dans l’église.

Questions fréquentes

Quand réserver une église pour un concert d’orgue ?: Réserve l’espace dès que la date envisagée et la disponibilité de l’organiste sont connues, idéalement plusieurs mois à l’avance. Confirme ensuite l’horaire d’ouverture et les conditions d’utilisation au moins 2 semaines avant le concert.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’orgue ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant le concert, après avoir validé la date, le lieu et le programme. Prévois une relance 7 à 10 jours avant la date limite d’inscription.
Combien de temps avant imprimer les livrets du programme ?: Imprime les livrets au moins 7 jours avant le concert, une fois le répertoire, le texte et les droits vérifiés. Garde une petite marge pour corriger une erreur ou réimprimer les informations pratiques.
Quand préparer les bénévoles pour un concert d’orgue ?: Établis le planning des bénévoles environ 2 semaines avant l’événement et confirme les disponibilités 3 à 5 jours avant. Indique les horaires d’ouverture, d’accueil, de pause et de rangement pour éviter les postes non couverts.

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