Checklist para organizar un concierto de órgano

Organizar un concierto de órgano exige coordinar la iglesia, el organista, el repertorio y la atención al público en el orden adecuado. Esta checklist reúne 69 tareas y 44 materiales para que no olvides permisos, derechos musicales, información práctica ni necesidades técnicas. Empieza fijando la fecha y reservando el espacio; después cierra el programa, promociona el concierto y prepara la recepción. En los últimos días, confirma las reservas, imprime los folletos y deja lista la apertura del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del concierto
2 personas
Contratar organista
2 personas
Reservar el espacio de la iglesia
Elaborar el programa
2 personas
Comprobar el repertorio y los derechos
Escribir el texto del concierto
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Programar voluntarios
Pedir el catering
Enviar información práctica al organista
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir la lista de inscritos

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios y los aseos
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el espacio de catering
2 personas
Conectar la cafetera
Enfriar bebidas
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar velas e iluminación
2 personas
Comprobar el órgano y el espacio de interpretación
2 personas
Recibir al organista
Repasar el programa con el organista
2 personas
Realizar prueba del órgano
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Atender la entrada y el guardarropa
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Guiar a los que llegan tarde
Anunciar el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Dar el discurso de clausura
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Despedir al organista

Seguimiento

Cubrir el catering sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Volver a colocar las sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la máquina de café
Limpiar la sala de la iglesia
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
Devolver las llaves
Devolver los materiales
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Sillas del vestuariocant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120

Cocina

Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cubiertos de serviciocant. 8
bandejascant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Atriles de músicacant. 2
Linternascant. 3
Cajas de cajacant. 2
Calculadorascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Velas eléctricascant. 20

Decoración

Arreglos floralescant. 4
Mantelescant. 4
Paneles informativoscant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Marcos de fotoscant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 20
Tiras adhesivascant. 4
Cinta transparentecant. 4
Tijerascant. 4
Portapapelescant. 4
Carteles del programacant. 2

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Cubos de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Consejos

Reserva la iglesia y contrata al organista con varios meses de antelación; así tendrás margen para ajustar la fecha, el repertorio y las condiciones técnicas del instrumento.
Cierra el programa antes de redactar invitaciones y carteles. Comprueba también los derechos de las obras y prepara un texto breve que explique el concierto al público.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 10 días de margen si vas a ofrecer café o catering. Confirma las reservas antes de hacer la compra.
Envía al organista la información práctica al menos una semana antes: horarios de llegada, acceso al órgano, programa definitivo y necesidades técnicas. Prueba cables, regletas, iluminación y atriles antes de abrir las puertas.
El día del concierto, llega entre 90 y 120 minutos antes. Revisa aseos y espacios, coloca sillas y señalización, prepara acreditaciones y deja impresa la lista de inscritos para recibir al público sin retrasos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de órgano?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese plazo permite reservar la iglesia, contratar al organista, cerrar el repertorio, revisar los derechos y promocionar el concierto con tiempo.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de un concierto de órgano?: Procura cerrarlo al menos 4 semanas antes. Necesitarás ese margen para comprobar el repertorio, redactar el texto, preparar invitaciones y encargar o imprimir los folletos.
¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones y pedir el catering?: Confirma las reservas entre 7 y 10 días antes y pide el catering después de esa confirmación. Así puedes calcular mejor las cantidades y tener en cuenta las preferencias dietéticas.
¿A qué hora hay que llegar el día del concierto?: Llega entre 90 y 120 minutos antes de la apertura. Usa ese tiempo para revisar el recinto, colocar las sillas, comprobar la parte técnica, preparar la recepción y resolver imprevistos.

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