Boodschappenlijst voor een orgelconcert
Voor een orgelconcert heb je meer nodig dan alleen stoelen en programmaboekjes. Bezoekers moeten soepel worden ontvangen, hun weg vinden en na afloop iets kunnen drinken. Denk daarom vooraf aan servies, koffie- en theebenodigdheden, techniek en verlichting. Controleer ook of je genoeg materiaal hebt voor vrijwilligers, de ontvangsttafel en de speelplek. Met deze boodschappenlijst zie je wat je moet kopen of meenemen voordat de locatie opengaat.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Krukkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
Apparatuur
- Draadloze microfoon
- Microfoonstandaard
- Actieve speaker
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Muzieklessenaar
- Pianobank
- Zaklampenaantal 3
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 4
- Tafelkleedaantal 6
- Naamkaartjesaantal 20
- Kleefbandaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Reserveledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 2
- Schoonmaaksponzenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Catering
- Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 2 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Mineraalwater plat - 8 flessen
- Mineraalwater bruisend - 6 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Sinaasappelsap - 4 liter
- Cola - 3 flessen
- Cola Zero - 3 flessen
- Bitter lemon - 2 flessen
- Appeltaart - 4 stuks
- Citroencake - 3 stuks
- Vegan cake - 2 stuks
- Glutenvrije cake - 1 stuk
- Koekjes - 5 pakken
- Roomboter - 2 pakken
- Jam - 2 potten
- Honing - 1 pot
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Papieren servetten - 300 stuks
- Koffiefilters - 1 pak
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flacons
- Toiletpapier - 24 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
Tips
- Reken voor koffie en thee per bezoeker op één kopje tijdens de ontvangst en één extra kopje bij een programma van langer dan 60 minuten. Zet daarnaast per persoon minstens één glas klaar voor water of frisdrank.
- Plan de techniek uiterlijk 2 uur voor aanvang op locatie. Test de draadloze microfoon, actieve speaker, verlengkabels en stekkerdozen samen, zodat een ontbrekende aansluiting nog kan worden opgelost.
- Leg voor de ontvangsttafel het aantal naamkaartjes en programmaboekjes klaar op basis van de bezoekerslijst, plus ongeveer 10 procent reserve. Zo kom je bij onverwachte bezoekers niet direct tekort.
- Zet minstens twee pijlborden neer: één bij de ingang en één op het punt waar bezoekers naar de concertzaal of toiletten moeten afslaan. Neem kleefband mee om losse bewegwijzering direct vast te zetten.
- Controleer de verlichting vóór het publiek binnenkomt. Neem reserveledlampen en zaklampen mee; die worden vooral vergeten wanneer de ingang, garderobe of toiletroute minder goed verlicht is dan verwacht.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel kopjes en glazen heb ik nodig voor een orgelconcert?
- Neem per verwachte bezoeker minimaal één koffiekopje en één glas. Bij een concert met pauze of nazit is anderhalf tot twee keer het bezoekersaantal praktischer, omdat niet alles direct wordt afgewassen.
- Hoeveel programmaboekjes moet ik laten drukken?
- Druk het aantal bevestigde bezoekers plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 80 aanmeldingen kom je daarmee uit op 88 programmaboekjes.
- Wanneer moet ik de geluidsapparatuur voor een orgelconcert testen?
- Test de microfoon, speaker en bekabeling uiterlijk 2 uur voor aanvang. Plan daarna nog minimaal 30 minuten voor het klaarzetten van de muzieklessenaar, pianobank en andere speelmaterialen.
- Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een orgelconcert?
- Zet één stoel per bevestigde bezoeker klaar en houd 5 tot 10 procent extra ruimte aan als de zaal dat toelaat. Bij 100 verwachte bezoekers betekent dat 105 tot 110 stoelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!