Concert d’orgue : la liste de courses à prévoir

Pour un concert d’orgue, les achats ne se limitent pas aux boissons. Il faut aussi équiper l’accueil, préparer le service du café et du thé, orienter les visiteurs et sécuriser les espaces peu éclairés. Cette liste couvre les 37 fournitures du plan, du mobilier aux rallonges, en passant par les livrets et les badges. Calcule les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoute une petite marge pour les invités de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 6
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Équipement

Micro sans fil
Pied de microphone
Haut-parleur actif
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Pupitre de musique
Banc de piano
Lampes de pocheqté 3

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappeqté 6
Badges nominatifsqté 20
Ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes LED de rechangeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Éponges de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Bitter lemon - 2 bouteilles
- Tarte aux pommes - 4 pièces
- Cake au citron - 3 pièces
- Gâteau vegan - 2 pièces
- Gâteau sans gluten - 1 pièce
- Biscuits - 5 paquets
- Beurre doux - 2 paquets
- Confiture - 2 pots
- Miel - 1 pot
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Filtres à café - 1 paquet
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux

Conseils

Prévois une chaise par spectateur attendu, puis ajoute 5 à 10 % de sièges supplémentaires. Les retardataires et les bénévoles doivent pouvoir s’asseoir sans déplacer toute la salle.
Pour le café et le thé, compte environ 2 tasses par personne si le service a lieu avant et après le concert. Prévois aussi 10 % de gobelets ou de verres en réserve pour les pertes et les visiteurs non inscrits.
Installe au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, sans brancher plusieurs multiprises en cascade. Vérifie la longueur nécessaire entre les prises, la table d’accueil et le point café au moins la veille.
Prépare un programme imprimé par personne inscrite, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires. Les badges nominatifs et les panneaux indicateurs sont souvent oubliés jusqu’à l’ouverture des portes : regroupe-les dans une caisse dédiée.
Si l’accueil ou les sanitaires sont sombres, prévois au minimum 2 lampes de poche et des lampes LED de rechange. Teste les lampadaires et tout le matériel audio 24 heures avant le concert, pas au moment de recevoir le public.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un concert d’orgue ?: Prévois une chaise par spectateur confirmé, puis ajoute 5 à 10 % de réserve. Pour 80 inscrits, installe donc environ 84 à 88 chaises, en gardant quelques places pour les bénévoles.
Combien de programmes imprimer pour un concert d’orgue ?: Imprime un livret par personne inscrite et ajoute 10 % d’exemplaires. Pour 80 visiteurs attendus, prévois 88 programmes afin de couvrir les inscriptions tardives et les exemplaires abîmés.
Quelle quantité de café et de thé prévoir pour 50 personnes ?: Compte environ 2 tasses par personne lorsque le service est proposé avant et après le concert, soit 100 tasses pour 50 visiteurs. Ajoute 10 % de marge et prépare le matériel de service au moins 1 heure avant l’accueil.
Quand tester le matériel pour un concert d’orgue ?: Fais un premier contrôle 24 heures avant, puis un test final 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifie notamment les rallonges, multiprises, microphone, haut-parleur, éclairage et accès aux prises.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.