Opleidingenbeurs organiseren: checklist en planning

Een opleidingenbeurs staat of valt met een strakke volgorde: eerst datum, locatie en exposanten, daarna bezoekersregistratie, programma en standindeling. Plan voldoende tijd voor het verzamelen van presentaties, het controleren van exposanteninformatie en het testen van projector, microfoon en luidsprekers. Vergeet ook de praktische bezoekersstroom niet: registratiebalie, badges, routebeschrijving en bewegwijzering moeten klaar zijn voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Exposanten benaderen
2 personen
Exposanten inschrijven
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier publiceren
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst controleren
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Programma samenstellen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Routebeschrijving versturen
Badges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Exposanten herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Exposantenstands opbouwen
6 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Registratietafel vullen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers informeren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Techniek ondersteunen
2 personen
Toiletten controleren
Exposanten afronden informeren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Exposantenstands afbreken
6 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Exposantenmateriaal terugsturen
Facturen verzamelen
Bedankbericht versturen
Bezoekersaantallen registreren
Foto's archiveren
Restmaterialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 180
Registratiebalie
Statafelsaantal 8
Folderrekkenaantal 12
Krukkenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Oplaadkabelsaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verdeelstekkersaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 8
Beursbannersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 35
Plantenaantal 12
Fotowand
Pijlbordenaantal 15
Kabelbindersaantal 100
Schilderstapeaantal 8
Ducttapeaantal 4
Scharenaantal 6
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 50

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Koelkastenaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Benader exposanten ruim vóór de uitnodigingen uitgaan en leg een sluitingsdatum vast voor inschrijving, logo’s, presentaties en dieetwensen. Zo kun je de exposantenlijst, standindeling en het programma nog controleren voordat je informatie verstuurt.
Publiceer het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaopzet vaststaan. Verwerk aanmeldingen dagelijks en sluit de registratie uiterlijk enkele dagen voor de beurs, zodat badges en catering niet op het laatste moment hoeven te worden aangepast.
Maak de standindeling pas definitief nadat alle exposanten zijn ingeschreven. Controleer per stand de benodigde tafel, stoelen, folderrek, stroomaansluiting en eventuele plek voor laptops of presentatiemateriaal.
Test techniek op locatie en niet alleen op papier. Sluit projector, projectiescherm, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één keer samen aan en houd oplaadkabels en een presentatieklikker bij de registratiebalie.
Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat de deuren opengaan. Leg badges, bewegwijzering, tafelkleden, beursbanners en registratiebenodigdheden klaar en laat minstens één persoon de locatie openen en de laatste controle uitvoeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een opleidingenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier en de belangrijkste programma-informatie klaar zijn.
Wanneer moet ik exposanten voor een opleidingenbeurs inschrijven?: Geef exposanten een duidelijke inschrijfdeadline van ongeveer 4 tot 6 weken voor de beurs. Plan daarna nog minimaal 1 week voor de definitieve exposantenlijst, standindeling en informatiebrief.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een opleidingenbeurs?: Voor een presentatieruimte heb je minimaal een laptop, projector, projectiescherm, luidsprekers en microfoon nodig. Test alles uiterlijk 1 dag vooraf en leg per gebruikte aansluiting een verlengkabel of stekkerdoos klaar.
Wanneer moet ik catering voor een opleidingenbeurs bestellen?: Bestel catering zodra het aantal aanmeldingen stabiel is, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de beurs en geef het definitieve aantal daarna door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.