Checklist para organizar una feria de formación sin olvidos
Una feria de formación necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas: expositores confirmados, inscripciones controladas y un plano de puestos claro. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que conviene hacerlo, desde reservar la ubicación hasta probar el proyector y preparar las acreditaciones. También incluye los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las indicaciones para expositores y los cables necesarios para cada presentación. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar el montaje final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contactar a los expositores
2 personas
Registrar expositores
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Publicar el formulario de inscripción
Distribuir material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Revisar la lista de expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Hacer reservas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar información a los expositores
Enviar indicaciones
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir señalización
Recopilar las presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recordar a los expositores
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de expositores
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Informar a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Apoyar la técnica
2 personas
Comprobar los baños
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Desmontar los stands de expositores
6 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver el material de los expositores
Recopilar facturas
Enviar mensaje de agradecimiento
Registrar el número de visitantes
Archivar fotos
Guardar el material sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 35
- Sillascant. 180
- Mostrador de registro
- Mesas altascant. 8
- Expositores para folletoscant. 12
- Taburetescant. 20
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Cables de cargacant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Regletascant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Iluminación ambientalcant. 4
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Telones de fondocant. 8
- Banners de la feriacant. 4
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 35
- Plantascant. 12
- Photowall
- Carteles direccionalescant. 15
- Bridascant. 100
- Cinta de pintorcant. 8
- Cinta americanacant. 4
- Tijerascant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Bolígrafoscant. 50
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Jarrascant. 12
Cocina
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Neverascant. 2
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ubicación antes de enviar invitaciones. Después, registra a cada expositor y anota sus necesidades para poder dibujar un plano de puestos que incluya mesas, sillas, mostradores y espacio de circulación.
- Publica el formulario de inscripción con tiempo suficiente para revisar los datos antes del evento. Recoge también las preferencias dietéticas y utiliza el número final de asistentes para pedir el catering y completar la compra.
- Envía a los expositores el programa, las indicaciones de llegada y los horarios de montaje en un único mensaje. Recuérdaselo de nuevo cerca de la fecha: suelen olvidar confirmar presentaciones, necesidades técnicas o material promocional.
- Prepara las acreditaciones y la señalización antes del día de la feria. Imprime carteles para el registro, los puestos y las salas, y comprueba que el mostrador de registro quede visible desde la entrada.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir la ubicación: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables alargadores, regletas y clic de presentación. No des por hecho que habrá suficientes enchufes ni cables de carga en el recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de formación?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la ubicación, contactar con expositores y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para cerrar el programa, preparar acreditaciones, imprimir la señalización y confirmar el catering.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una feria de formación?
- Envíalas cuando la fecha, la ubicación y la información básica estén confirmadas, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Envía un recordatorio a los inscritos y a los expositores entre 7 y 10 días antes.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes para el catering?
- Cierra las inscripciones o fija una fecha límite entre 5 y 7 días antes de la feria. Así puedes revisar las preferencias dietéticas y pedir cantidades ajustadas, dejando margen para comprobar la lista de la compra.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de formación?
- Revisa el plano de puestos, las acreditaciones, la señalización, las presentaciones y todo el equipo técnico. También confirma que las mesas, sillas, iluminación, máquinas de café, neveras portátiles y materiales estén en la ubicación antes del montaje.
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