Checklist pour organiser un salon de la formation
Un salon de la formation repose sur une coordination précise entre exposants, visiteurs et équipe d’accueil. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le programme et l’aménagement des stands. Les dernières vérifications concernent surtout les badges, la signalétique, les présentations, le catering et la technique. Cette checklist rassemble 67 tâches et 57 éléments à prévoir pour ne rien laisser au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Envoyer les indications d'accès
Préparer les badges
2 personnes
Imprimer la signalisation
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Rappeler les exposants
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des exposants
6 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre en place la table d'accueil
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Informer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Assister la technique
2 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les exposants de la clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Démonter les stands des exposants
6 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retourner le matériel des exposants
Rassembler les factures
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer le nombre de visiteurs
Archiver les photos
Ranger les matériaux restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 35
- Chaisesqté 180
- Comptoir d'inscription
- Tables hautesqté 8
- Présentoirs à dépliantsqté 12
- Tabouretsqté 20
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphoneqté 2
- Pied de microphone
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 15
- Câbles de rechargeqté 6
- Cliqueur de présentationqté 2
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Multiprisesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Lampes à pilesqté 4
Décoration
- Toiles de fondqté 8
- Bannières du salonqté 4
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 35
- Plantesqté 12
- Mur photo
- Panneaux indicateursqté 15
- Serre-câblesqté 100
- Ruban de masquageqté 8
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 6
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 50
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à boireqté 180
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Carafesqté 12
Cuisine
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 6
- Bacs de stockageqté 12
- Réfrigérateursqté 2
Nettoyage
- Aspirateur
- Kit de lavageqté 2
- Seauxqté 3
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez la date et le lieu avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour recueillir leurs informations, enregistrer leur participation et finaliser la liste des stands.
- Publiez le formulaire d’inscription en même temps que les invitations. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription afin de transmettre un nombre fiable au catering au moins 5 jours avant le salon.
- Préparez le plan des stands après avoir vérifié la liste des exposants. Réservez les tables, chaises, comptoir d’inscription, tables hautes et présentoirs en fonction du nombre réel de participants, pas d’une estimation générale.
- Testez la technique la veille : ordinateurs portables, projecteur, écran, haut-parleurs, microphone, rallonges, multiprises et cliqueur. Gardez des câbles de recharge et une solution de secours disponibles à l’accueil.
- Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce créneau permet d’installer les badges et la signalétique, de rassembler le matériel, de vérifier les présentations et de rappeler les consignes aux exposants.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un salon de la formation ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant le salon. Gardez ensuite au moins 5 jours pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et ajuster le catering.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de la formation ?
- Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture au public. Si plusieurs stands, une projection ou une sonorisation sont prévus, une installation la veille réduit fortement les risques de retard.
- Quand préparer les badges et la signalétique du salon ?
- Finalisez les badges après la clôture des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement. Imprimez également la signalétique à ce moment-là pour éviter les corrections de dernière minute.
- Que faut-il tester la veille d’un salon de la formation ?
- Testez chaque ordinateur, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et le cliqueur. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les câbles de recharge, puis gardez au moins 30 minutes le jour même pour un second contrôle.
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