LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Bildungsmesse organisieren: Was du wann erledigen musst

Eine Bildungsmesse steht und fällt mit guter Abstimmung: Aussteller brauchen früh klare Informationen, Besucher eine einfache Anmeldung und vor Ort muss jeder Stand schnell auffindbar sein. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Öffnen der Location durch die wichtigsten Schritte. Besonders leicht werden Ausstellerdaten, Präsentationen, Ernährungswünsche und Technik zu spät gesammelt. Plane deshalb feste Fristen und prüfe die Angaben nicht erst am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Aussteller kontaktieren

    2 Personen

  • Aussteller anmelden

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste überprüfen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Wegbeschreibung versenden

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Präsentationen sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Aussteller erinnern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Ausstellerstände aufbauen

    6 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch bestücken

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Abschließende Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher informieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Technik unterstützen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Aussteller über den Abschluss informieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Ausstellerstände abbauen

    6 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Ausstellungsmaterial zurückschicken

  • Rechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Besucherzahlen erfassen

  • Fotos archivieren

  • Restmaterialien verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 35
  • StühleAnz. 180
  • Registrierungstheke
  • StehtischeAnz. 8
  • ProspektständerAnz. 12
  • HockerAnz. 20

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 15
  • LadekabelAnz. 6
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • SteckdosenleistenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 10
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

  • HintergrundtücherAnz. 8
  • MessebannerAnz. 4
  • BallonsAnz. 100
  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 35
  • PflanzenAnz. 12
  • Fotowand
  • WegweiserAnz. 15
  • KabelbinderAnz. 100
  • AbdeckbandAnz. 8
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • ScherenAnz. 6
  • StifteAnz. 24
  • StifteAnz. 50

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TrinkgläserAnz. 180
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • VorratsboxenAnz. 12
  • KühlschränkeAnz. 2

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Frist für Ausstelleranmeldungen mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe fest. Danach kannst du die Ausstellerliste prüfen, die Standaufteilung erstellen und fehlende Angaben gezielt nachfordern.
  • Verschicke Ausstellerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Füge Standgröße, Aufbauzeiten, Anfahrt, Wegbeschreibung, Ansprechpartner und Hinweise zu Präsentationen und Technik zusammen in eine Nachricht.
  • Sammle Präsentationen mindestens 3 Tage vorher und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei auch Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Steckdosenleisten.
  • Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Rechne die finale Personenanzahl spätestens 5 bis 7 Tage vor der Messe an den Anbieter weiter und halte Wasser sowie Kaffee für die gesamte Öffnungszeit bereit.
  • Bereite Badges, Beschilderung und Standplan am Vortag vollständig vor. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Einlass, damit Tische, Stühle, Registrierungstheke, Prospektständer und Technik kontrolliert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bildungsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Ausstellerkontakten. Für Einladungen, Anmeldungen, Standaufteilung und Programm bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
Wann sollte ich die Aussteller einer Bildungsmesse anmelden lassen?
Setze die Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe. So bleibt genug Zeit, die Ausstellerliste zu prüfen, Stände zuzuordnen und fehlende Informationen nachzufassen.
Wann müssen Technik und Präsentationen für die Bildungsmesse fertig sein?
Sammle Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Termin und teste die Technik am Vortag. Plane zusätzlich 60 bis 90 Minuten am Veranstaltungstag für einen letzten Funktionstest ein.
Wie viel Vorlauf braucht das Catering für eine Bildungsmesse?
Übermittle die endgültige Personenzahl und alle Ernährungswünsche 5 bis 7 Tage vor der Messe. Ergänze am Vortag eine kurze Kontrolle von Kaffeemaschinen, Wasserkochern, Kühlboxen und Geschirr.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!