Checklist voor een openluchtvoorstelling organiseren

Een openluchtvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over de locatie, vergunningen, artiesten, techniek en stroomvoorziening. Daarna volgen bezoekersregistratie, materiaal, catering en instructies voor vrijwilligers. Controleer in de laatste week het weer, bevestig het alternatieve plan en loop de locatie ter plaatse na. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde regelt en wat vaak pas op het laatste moment problemen geeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Voorstellingsprogramma vastleggen
2 personen
Artiesten en techniek bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Vrijwilligersinstructies maken
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen kopen
2 personen
Verse boodschappen kopen
2 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Techniek testen
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Locatie inspecteren
3 personen
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Publieksvakken uitzetten
3 personen
Stoelen neerzetten
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Lichtstatieven plaatsen
3 personen
Licht aansluiten
2 personen
Speakers plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Techniek uitvoerig testen
3 personen
Decor en achtergrond plaatsen
3 personen
Podiumzone markeren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Crewbriefing houden
6 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Kaartcontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers naar stoelen begeleiden
3 personen
Openingsmuziek starten
Voorstelling begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzebuffet bedienen
4 personen
Voorstelling hervatten
2 personen
Verlichting aanpassen
2 personen
Geluidsniveau bewaken
Toezicht bij publieksvakken
2 personen
Slotapplaus begeleiden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Licht en geluid uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Decoratie afnemen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Opbergbakkenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 3
Reservebatterijenaantal 12
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Zakelijke telefoonsaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Lichtstatievenaantal 3
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Decoratieve plantenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Programmapostersaantal 20
Routebordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30

Servies

Herbruikbare bordenaantal 140
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 16
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie, vergunningen en het weerplan minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer ook waar bezoekers binnenkomen, waar de laad- en loszone komt en hoe je bij regen uitwijkt.
Test de techniek niet pas op de dag zelf. Controleer speakers, mengpaneel, microfoons, kabels en stroomvoorziening tijdens een aparte opbouwtest en leg reservebatterijen en verlengkabels klaar.
Sluit de bezoekersregistratie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de voorstelling af. Werk daarna de bezoekerslijst bij en controleer dieetwensen, zodat eten, drinken en zitplaatsen niet op aannames worden geregeld.
Plan de opbouw met een duidelijke volgorde: eerst stroom en techniek, daarna stoelen en tafels, vervolgens verlichting, decoratie en catering. Houd minstens 2 uur tussen aankomst van het materiaal en de start van het programma.
Maak voor vrijwilligers één korte instructie met contactpersonen, route- en veiligheidsborden en de werkwijze bij slecht weer. Print het draaiboek en de contactlijst op de dag zelf; een telefoon alleen is kwetsbaar bij lege batterijen of slecht bereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het programma. Reserveer techniek, meubilair en andere materialen zodra de locatie en datum bevestigd zijn.
Wanneer moet ik het weerplan voor een openluchtvoorstelling vastleggen?: Bevestig het alternatieve weerplan uiterlijk 1 week vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur voor aanvang. Spreek af wie de definitieve beslissing neemt en wanneer bezoekers worden geïnformeerd.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtvoorstelling?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en controle, en langer als je meerdere speakers, microfoons, lichtstatieven en kabels gebruikt. Test geluid en stroom voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen en sluit ik de aanmeldingen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de voorstelling. Gebruik de laatste bezoekerslijst voor catering, vrijwilligersindeling en zitplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.