Freiluftaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Freiluftaufführung braucht mehr Vorlauf als eine Veranstaltung in geschlossenen Räumen. Neben Programm und Einladungen müssen Genehmigungen, Strom, Tontechnik, Beleuchtung und ein Wetterplan rechtzeitig feststehen. Plane die Anmeldung so, dass du Besucherzahlen und Ernährungswünsche für Einkauf und Sitzplätze nutzen kannst. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zur Kontrolle von Technik, Verpflegung und Gelände am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Aufführungsprogramm festlegen
2 Personen
Künstler und Technik bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldeformular öffnen
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Materialreservierungen vornehmen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
Besucherliste aktualisieren
Freiwilligenanweisungen erstellen
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Langlebige Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
Material abholen
3 Personen
Technik testen
2 Personen
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Location inspizieren
3 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
3 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Publikumsbereiche absperren
3 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Lichtstative aufstellen
3 Personen
Licht anschließen
2 Personen
Lautsprecher aufstellen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Technik ausführlich testen
3 Personen
Dekor und Hintergrund aufbauen
3 Personen
Bühnenbereich markieren
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Crew-Briefing abhalten
6 Personen

Event

Publikum empfangen
4 Personen
Einlasskontrolle durchführen
2 Personen
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
Eröffnungsmusik starten
Aufführung begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Pause ankündigen
Pausenbuffet bedienen
4 Personen
Vorstellung fortsetzen
2 Personen
Beleuchtung anpassen
2 Personen
Lautstärke überwachen
Aufsicht in den Publikumsbereichen
2 Personen
Schlussapplaus begleiten
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Licht und Ton ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Dekoration abnehmen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte reinigen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 6
PartyzelteAnz. 3
BarhockerAnz. 6
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
GeschäftstelefoneAnz. 2

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
LichtstativeAnz. 3
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
Dekorative PflanzenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
Programmatische PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 30

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 140
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
SchälchenAnz. 16
FlaschenöffnerAnz. 3
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen, Meldungen und den Veranstaltungsort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Beschallung, Beleuchtung, Ausschank und eine Nutzung nach Einbruch der Dunkelheit erlaubt sind.
Lege spätestens 3 Wochen vor dem Termin einen verbindlichen Wetterplan fest. Bestimme, ob Zelte ausreichen, wann abgesagt wird und wer Besucher, Künstler sowie Helfer informiert.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Kabel und Stromversorgung nicht erst beim Aufbau. Plane einen vollständigen Techniktest am Vortag ein und halte Ersatzbatterien sowie Taschenlampen bereit.
Rechne Sitzplätze, Stehbereiche und Verpflegung anhand der Anmeldungen hoch. Für das erste Veranstaltungsstündchen kannst du etwa 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen; gekühlte Getränke sollten am Veranstaltungstag früh bereitstehen.
Drucke Ablaufplan, Kontaktliste, Besucherliste und Helferanweisungen spätestens am Vorabend aus. Weise außerdem eine freie Lade- und Entladezone sowie sichtbare Wege- und Sicherheitsschilder aus, damit der Aufbau nicht den Einlass blockiert.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Freiluftaufführung anmelden?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Prüfung von Genehmigungen und Meldungen. Für größere Publikumszahlen, zusätzliche Beschallung oder eine Veranstaltung am Abend solltest du eher 10 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen.
Was brauche ich für den Ton bei einer Freiluftaufführung?: Plane Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer sowie passende Lautsprecher- und Verlängerungskabel ein. Führe mindestens einen kompletten Test am Vortag durch und halte Ersatzbatterien bereit.
Wie plane ich eine Freiluftaufführung bei schlechtem Wetter?: Lege spätestens 3 Wochen vor dem Termin fest, ob Partyzelte oder ein anderer Ausweichort genutzt werden. Definiere außerdem eine klare Entscheidungszeit, zum Beispiel 6 Stunden vor Beginn, und informiere alle Beteiligten über denselben Kanal.
Wie viel Getränke brauche ich für eine Freiluftaufführung?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Ergänze die Menge um Wasser für Helfer und Künstler und kaufe frische beziehungsweise kühlpflichtige Produkte so spät wie möglich, idealerweise am Veranstaltungstag.

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