Checklist para organizar un espectáculo al aire libre

Organizar un espectáculo al aire libre exige coordinar escenario, público, técnica y logística en un mismo lugar. Esta checklist reúne 75 tareas y 63 elementos, desde confirmar permisos y artistas hasta probar el sonido, preparar la comida y revisar la electricidad. Empieza por la fecha, la ubicación y el programa; después cierra las inscripciones y las reservas de material. Durante la última semana, comprueba el tiempo y deja por escrito el plan alternativo si llueve.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Fijar el programa de la función
2 personas
Confirmar artistas y técnica
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas de material
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
Actualizar la lista de visitantes
Crear instrucciones para voluntarios
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar alimentos no perecederos
2 personas
Comprar alimentos frescos
2 personas
Recoger el material
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Enfriar comida y bebida
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Inspeccionar el lugar
3 personas
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Delimitar las zonas para el público
3 personas
Colocar sillas
5 personas
Montar mesas
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar los trípodes de luz
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colocar los altavoces
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar la técnica a fondo
3 personas
Colocar la decoración y el fondo
3 personas
Marcar la zona del escenario
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Realizar briefing al personal
6 personas

Evento

Recibir al público
4 personas
Realizar el control de entradas
2 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
Poner la música de apertura
Coordinar la presentación
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar el descanso
Servir el buffet del descanso
4 personas
Reanudar la función
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Vigilar el nivel de sonido
Supervisión en las zonas de público
2 personas
Coordinar el aplauso final
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar la luz y el sonido
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 6
Carpas de fiestacant. 3
Taburetes de barcant. 6
Biombos para vestuarioscant. 4
Percheroscant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de altavozcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Baterías de repuestocant. 12
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Teléfonos de empresacant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 3
Linternascant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Plantas decorativascant. 8
Mantelescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Pósteres del programacant. 20
Señales de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30

Vajilla

Platos reutilizablescant. 140
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 140
Tenedorescant. 140
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 10

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Cuencoscant. 16
Abrebotellascant. 3
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de anunciar el espectáculo. Reserva al menos 4 semanas para recibir autorizaciones o notificaciones y poder ajustar el programa.
Haz una prueba completa de sonido e iluminación en el lugar, no solo en una mesa de trabajo. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, alargadores, regletas y baterías de repuesto con 24 horas de antelación.
Define el recorrido del público y la zona de carga antes de montar sillas, mesas y carpas. Coloca la señalización de seguridad y deja libres los accesos para la descarga y una salida rápida.
Revisa la previsión meteorológica 72 horas antes y vuelve a comprobarla el mismo día. El plan alternativo debe indicar dónde se trasladan artistas, público, comida y equipo, y quién toma la decisión.
Calcula las compras según la lista actualizada de visitantes y separa los alimentos no perecederos de los frescos. Enfría comida y bebida con tiempo y confirma las preferencias dietéticas antes de imprimir el programa final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, artistas y reservas de material. Deja la última semana para inscripciones, compras, señalización y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un espectáculo al aire libre?: Consulta la previsión 72 horas antes y haz una última comprobación el mismo día. El plan alternativo debe estar confirmado antes de que comience el montaje, no cuando ya haya lluvia.
¿Qué equipo técnico necesito para un espectáculo al aire libre?: Como mínimo, revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, cables, alargadores, regletas y baterías de repuesto. Haz una prueba de sonido e iluminación al menos 24 horas antes.
¿Cuándo debo cerrar la lista de asistentes y las preferencias alimentarias?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para actualizar el número de visitantes y recoger las preferencias dietéticas. Usa esa cifra para ajustar comida, bebida, sillas, mesas y vajilla reutilizable.

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