Checklist pour organiser un spectacle en plein air

Un spectacle en plein air demande une préparation plus structurée qu’une simple représentation en salle. La date, le lieu, les autorisations, les artistes et la technique doivent être confirmés assez tôt, tandis que la météo impose un plan de secours concret. Cette checklist suit l’organisation du projet jusqu’à l’inspection du site, au branchement électrique et à l’accueil du public. Utilise-la pour répartir les responsabilités et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Définir le programme des spectacles
2 personnes
Confirmer les artistes et la technique
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Mettre à jour la liste des visiteurs
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Acheter des courses fraîches
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Inspecter le lieu
3 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Délimiter les zones public
3 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les pieds d’éclairage
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les haut-parleurs
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester la technique en détail
3 personnes
Installer la déco et le fond
3 personnes
Marquer la zone du podium
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Effectuer le contrôle des billets
2 personnes
Accompagner les visiteurs jusqu’aux sièges
3 personnes
Lancer la musique d’ouverture
Animer le spectacle
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le buffet de pause
4 personnes
Reprendre le spectacle
2 personnes
Ajuster l’éclairage
2 personnes
Surveiller le niveau sonore
Surveiller les zones du public
2 personnes
Coordonner les applaudissements finaux
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Éteindre la lumière et le son
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Tabourets de barqté 6
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 3
Piles de rechangeqté 12
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Téléphones professionnelsqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Plantes décorativesqté 8
Nappesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Affiches du programmeqté 20
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 30

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 16
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les autorisations et déclarations au moins 6 à 8 semaines avant le spectacle. Vérifie aussi les règles du lieu concernant le bruit, l’accueil du public et l’occupation de l’espace.
Bloque la technique avant d’envoyer les invitations : sonorisation, table de mixage, microphones sans fil, pieds de micro, câbles et alimentation électrique doivent être compatibles avec le programme.
Prépare un vrai plan météo de secours, avec une solution pour les artistes, le public, le matériel et les repas. Consulte les prévisions à J-7, puis de nouveau la veille et le matin même.
Prévois l’installation dans l’ordre suivant : libérer la zone de chargement, inspecter le lieu, installer les tables et les tentes, tester le son et vérifier l’éclairage. Garde les câbles fixés avec du ruban adhésif et des attaches-câbles.
Imprime le déroulé, la liste des contacts et les consignes des bénévoles avant le jour J. Prépare aussi des panneaux de route et de sécurité : sur un site extérieur, les visiteurs ne savent pas toujours où se garer, attendre ou se diriger.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle en plein air ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, les artistes, la technique et le plan météo de secours doivent être avancés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand vérifier la météo pour un spectacle en plein air ?: Fais une première vérification à J-7, une autre la veille et une dernière le matin du spectacle. Le plan de secours doit être décidé avant la dernière vérification, pas au moment où la pluie commence.
Combien de temps prévoir pour installer un spectacle en plein air ?: Prévois au minimum 4 heures pour un petit spectacle avec sonorisation, éclairage, tentes et mobilier. Ajoute du temps si le matériel doit être récupéré le jour même ou si le site nécessite plusieurs zones d’accueil.
Que faut-il tester avant un spectacle en plein air ?: Teste chaque microphone, haut-parleur, câble, rallonge, multiprise et projecteur avant l’arrivée du public. Vérifie également l’alimentation électrique, les piles de rechange et la visibilité des éclairages lorsque la lumière baisse.

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