Openluchtvoorstelling organiseren: checklist en planning

Een openluchtvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en stoelen neerzetten. Je regelt tegelijk de speelplek, vergunningen, geluid, artiesten, publieksroute, techniek en een plan voor slecht weer. Deze checklist bevat 65 taken en 62 spullen, van de eerste locatiekeuze tot het veilig afzetten van het werkterrein. Gebruik de volgorde om op tijd te reserveren, leveringen te controleren en op de dag zelf niets te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en speelvlak vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Geluidseisen bij gemeente melden
Artiestencontracten bevestigen
Voorstellingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Promotie ophangen
2 personen
Reserveringen voor stoelen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Plan voor slecht weer bevestigen
2 personen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Programmaboekjes printen
Naambadges en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Werkterrein veilig afzetten
3 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Achterdoek en decor plaatsen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Entree en publieksroute markeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Stroomkabels afplakken
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Lichtplan testen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiëntenruimte inrichten
2 personen

Event

Publieksontvangst bemannen
4 personen
Programma openen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Voorstelling technisch begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toezicht bij publieksroute houden
2 personen
Pauze aankondigen
Tweede deel aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiesten uitchecken

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Podium en decor afbreken
4 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen controleren
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrappenaantal 2
Podiumrok
Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Dranghekkenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 10
Reservebatterijenaantal 12
Laptop
Megafoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffertapeaantal 6
Aggregaat

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Reserve-ledlampenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Podiumdoekenaantal 4
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 6
Programmabord
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Vegen en vuilnisblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdesinfectie dispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en geluidseisen voordat je de voorstellingstijden publiceert. Gemeentelijke voorwaarden kunnen invloed hebben op het speelvlak, de geluidsinstallatie en de eindtijd.
Leg het slechtweerplan uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling definitief vast en communiceer het met artiesten, publiek en leveranciers. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf.
Plan techniek en opbouw als afzonderlijke werkzaamheden. Podiumdelen, podiumtrappen, mengpaneel, luidsprekers, microfoons en verlichting moeten eerst veilig staan voordat stoelen en publieksroutes worden geplaatst.
Maak de publieksroute zichtbaar met markering en dranghekken en houd entree, speelvlak en kabels uit elkaar. Gebruik kabelgoten en gaffertape waar verlengkabels en stekkerdozen lopen.
Tel programmaboekjes, polsbandjes, naambadges en stoelen voordat je naar de locatie vertrekt. Reservebatterijen, zaklampen en reserve-ledlampen worden vaak pas gemist wanneer het al donker is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, artiestencontracten en geluidseisen. Open online aanmeldingen en verstuur uitnodigingen zodra de voorstellingstijden vaststaan.
Wanneer moet ik een slechtweerplan voor een openluchtvoorstelling maken?: Leg het plan uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf vast en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend van de voorstelling. Geef publiek en artiesten een duidelijke termijn waarop je een wijziging doorgeeft.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtvoorstelling?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor podium, decor, stoelen, tafels, geluid en verlichting. Plan daarna tijd voor een technische controle en een korte publieksvrije veiligheidsronde.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een openluchtvoorstelling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de lengte van de voorstelling. Koel de dranken vooraf en houd extra water apart voor artiesten, crew en warm weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.