Checklist para organizar un espectáculo al aire libre
Organizar un espectáculo al aire libre exige coordinar escenario, artistas, sonido, público y catering en un mismo lugar y horario. Esta checklist reúne 65 tareas y 62 materiales para avanzar desde la ubicación y los permisos hasta el desmontaje. Comprueba el pronóstico y el plan alternativo con antelación, porque la lluvia afecta al escenario, los cables, los asientos y las entregas. También encontrarás los puntos que suelen quedar para el último momento, como las pulseras, la ruta de entrada y las preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir la ubicación y el área de juego
2 personas
Comprobar permisos
Comunicar a la administración municipal los requisitos de sonido
Confirmar los contratos de los artistas
Publicar los horarios de la función
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar reservas de asientos
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan en caso de mal tiempo
2 personas
Confirmar las entregas y las reservas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Imprimir los folletos del programa
Preparar credenciales y pulseras
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Delimitar con seguridad la zona de trabajo
3 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar el fondo y la decoración
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Marcar la entrada y la ruta del público
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Cubrir los cables eléctricos con cinta
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Probar el plan de iluminación
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Evento
Atender la recepción del público
4 personas
Abrir el programa
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Supervisión técnica de la actuación
3 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Mantener la supervisión en la ruta del público
2 personas
Anunciar el descanso
Anunciar la segunda parte
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Hacer el check-out de los artistas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el escenario y la decoración
4 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar los objetos perdidos
Recoger los restos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 8
- Escaleras del escenariocant. 2
- Falda de escenario
- Sillascant. 110
- Mesas plegablescant. 8
- Taburetes de barcant. 4
- Mesas de vestuariocant. 2
- Sillas del vestuariocant. 6
- Papeleracant. 8
- Vallas de control de multitudescant. 12
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables de audiocant. 10
- Baterías de repuestocant. 12
- Portátil
- Megáfono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 6
- Grupo electrógeno
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Focos LED de obracant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Linternascant. 6
- Lámparas LED de repuestocant. 6
Decoración
- Telón de fondo
- Telones de escenariocant. 4
- Cartel de bienvenida
- Señales de orientacióncant. 6
- Panel del programa
- Conoscant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas para servircant. 12
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de hielocant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Placas de induccióncant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Limpieza
- Fregaderoscant. 3
- Escobas y recogedorescant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ubicación, el área de actuación y los permisos antes de anunciar el espectáculo; comunica también los requisitos de sonido a la administración municipal con varios días de margen.
- Confirma los contratos de los artistas y publica los horarios antes de abrir las inscripciones. Si reservas asientos, guarda una lista actualizada y recoge las preferencias dietéticas junto con cada reserva.
- Revisa el pronóstico al menos 72 horas antes y vuelve a comprobarlo el mismo día. Deja por escrito cuándo se cancela, se retrasa o se traslada la función por mal tiempo, y quién comunica la decisión.
- Programa la llegada de entregas, compras y catering para que estén en el recinto antes del montaje. Enfría las bebidas con tiempo y reserva un bloque separado para imprimir folletos, preparar credenciales y organizar las pulseras.
- Durante el montaje, delimita la zona de trabajo antes de levantar el escenario y marca la entrada y la ruta del público antes de colocar las sillas. Protege los cables con canaletas y cinta gaffer, y prueba sonido e iluminación cuando todavía haya margen para corregir fallos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?
- Empieza al menos 6 semanas antes para cerrar ubicación, permisos, artistas y sonido. Dedica la última semana a confirmar reservas, entregas, catering y el plan por mal tiempo.
- ¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un espectáculo al aire libre?
- Haz una primera revisión 72 horas antes y otra el mismo día. Define el umbral de cancelación o traslado antes de que lleguen los artistas y comunícalo a las personas inscritas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un escenario al aire libre?
- Reserva como mínimo 4 horas para descargar materiales, montar las piezas del escenario, colocar la decoración, instalar sonido e iluminación y hacer pruebas. Añade tiempo extra si el suelo es irregular o el acceso para vehículos es limitado.
- ¿Qué hay que preparar para el acceso del público?
- Marca la entrada, la ruta y la zona de trabajo antes de colocar las sillas. Prepara las credenciales y pulseras con al menos 2 horas de antelación y deja vallas suficientes para separar al público del escenario y los cables.
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