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Freiluftaufführung organisieren: die praktische Checkliste

Eine Freiluftaufführung steht und fällt mit dem Ablauf vor Ort: Spielfläche, Genehmigungen, Technik, Sitzplätze und Wetter müssen zusammenpassen. Beginne früh mit Gemeinde, Künstlerverträgen und dem Schlechtwetterplan. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Catering, Drucksachen und Lieferungen. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Wege, sichere Kabel und ein Team, das Einlass, Bühne und Publikum gleichzeitig im Blick behält.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Spielfläche festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Lärmanforderungen bei der Gemeinde melden

  • Künstlerverträge bestätigen

  • Vorstellungszeiten veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Werbung aufhängen

    2 Personen

  • Sitzplatzreservierungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterplan bestätigen

    2 Personen

  • Lieferungen und Reservierungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Namensschilder und Armbänder bereitlegen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Arbeitsbereich sicher absperren

    3 Personen

  • Bühnenelemente aufbauen

    4 Personen

  • Hintergrund und Dekoration aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Eingang und Publikumsweg markieren

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Stromkabel abkleben

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichtplan testen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

Event

  • Publikumsempfang betreuen

    4 Personen

  • Programm öffnen

  • Publikum zu den Sitzplätzen begleiten

    3 Personen

  • Vorstellung technisch begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    5 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber und gefüllt halten

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Aufsicht am Publikumsweg halten

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Zweiten Teil ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Künstler auschecken

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Bühne und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen prüfen

  • Reste aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 8
  • BühnentreppenAnz. 2
  • Bühnenrock
  • StühleAnz. 110
  • KlappischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 4
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • UmkleidestühleAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbsperrgitterAnz. 12

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • Laptop
  • Megafon
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • Gaffa-TapeAnz. 6
  • Stromaggregat

Beleuchtung

  • LED-FlutlichterAnz. 6
  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6
  • Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • BühnentücherAnz. 4
  • Willkommensschild
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • Programmtafel
  • KegelAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • InduktionsplattenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • Fegen und Mülltonnen leerenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Lärmanforderungen nicht erst kurz vor dem Termin. Kläre diese Punkte mehrere Wochen vorher mit der zuständigen Gemeinde, bevor du Werbung und Einladungen verschickst.
  • Plane die Spielfläche mit Wegen für Publikum, Künstler und Lieferungen. Markiere Eingang und Publikumsweg und sperre Arbeitsbereiche mit Absperrgittern ab, damit niemand über Kabel oder Bühnenelemente läuft.
  • Bestätige den Schlechtwetterplan spätestens 48 Stunden vorher und kommuniziere ihn an Künstler, Helfer und angemeldete Gäste. Prüfe die Wettervorhersage am Veranstaltungstag noch einmal, bevor Aufbau und Catering beginnen.
  • Teste die Tonanlage vor dem Einlass vollständig: Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, DI-Boxen und Audiokabel gehören zusammen. Lege Ersatzbatterien, Gaffa-Tape und Taschenlampen griffbereit, statt sie erst bei einem Ausfall zu suchen.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf. Drucke Programmhefte, lege Namensschilder und Armbänder bereit und bestätige Lieferungen sowie Reservierungen spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Freiluftaufführung anmelden?
Prüfe Genehmigungen und Lärmanforderungen mehrere Wochen vor der Aufführung. Die genaue Frist hängt von Gemeinde und Veranstaltungsort ab; ohne Bestätigung solltest du keine endgültige Werbung veröffentlichen.
Wann sollte ich den Schlechtwetterplan für eine Freiluftaufführung festlegen?
Bestätige den Plan spätestens 48 Stunden vor Beginn und informiere alle Beteiligten sofort. Kontrolliere die Wettervorhersage zusätzlich am Morgen der Aufführung, weil Aufbau, Technik und Catering davon abhängen.
Wie viele Stunden vorher beginnt der Aufbau einer Freiluftaufführung?
Plane für Bühne, Bestuhlung, Beleuchtung, Ton und markierte Wege mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass. Zusätzliche Zeit brauchst du, wenn Lieferungen, Reservierungen oder ein vollständiger Soundcheck am selben Tag stattfinden.
Wann muss ich Sitzplatzreservierungen und Ernährungswünsche abschließen?
Schließe Reservierungen und Ernährungswünsche spätestens 24 Stunden vor der Aufführung ab. So kannst du Stühle, Tische, Catering und Namensschilder vor dem Einlass passend vorbereiten.

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