Organiser un spectacle en plein air : la checklist
Un spectacle en plein air demande de coordonner le lieu, les artistes, le public et la technique dans un ordre précis. Commence par définir l’aire de jeu et vérifier les autorisations, puis verrouille les contrats, les horaires et les inscriptions. À l’approche du jour J, la météo, les livraisons et le montage de la scène deviennent prioritaires. Cette checklist couvre les 65 tâches et les 62 éléments à prévoir, de la préparation administrative à l’accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le lieu et l’aire de jeu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Signaler les exigences sonores à la mairie
Confirmer les contrats des artistes
Publier les horaires du spectacle
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les réservations de chaises
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Confirmer les livraisons et les réservations
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Imprimer les livrets du programme
Préparer les badges nominatifs et les bracelets
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Balisage de sécurité du chantier
3 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer le fond de scène et la décoration
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Marquer l’entrée et l’itinéraire du public
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Événement
Assurer l’accueil du public
4 personnes
Ouvrir le programme
Guider le public vers les places assises
3 personnes
Assurer le suivi technique du spectacle
3 personnes
Servir les boissons de pause
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Assurer la surveillance sur le parcours du public
2 personnes
Annoncer la pause
Annoncer la deuxième partie
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Faire le check-out des artistes
Suivi
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la scène et le décor
4 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier les objets trouvés
Ranger les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 8
- Escaliers de scèneqté 2
- Jupe de scène
- Chaisesqté 110
- Tables pliantesqté 8
- Tabourets de barqté 4
- Tables de logeqté 2
- Chaises des vestiairesqté 6
- Poubellesqté 8
- Barrières de fouleqté 12
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Subwoofersqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audioqté 10
- Piles de rechangeqté 12
- Ordinateur portable
- Mégaphone
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 12
- Gafferqté 6
- Groupe électrogène
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Projecteurs de chantier LEDqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Pieds d’éclairageqté 4
- Lampes de pocheqté 6
- Ampoules LED de rechangeqté 6
Décoration
- Fond de scène
- Tentures de scèneqté 4
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 6
- Panneau du programme
- Cônesqté 12
- Ruban de balisageqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
- Thermosqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaceqté 2
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs de rangementqté 12
- Plaques à inductionqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 3
- Balais et poubellesqté 2
- Serpillièresqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Vérifie les autorisations et signale les exigences sonores à la mairie avant d’annoncer le spectacle. Ces démarches peuvent conditionner le lieu, les horaires et le niveau sonore autorisé.
- Publie les horaires dès qu’ils sont confirmés et ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les réservations de chaises et les besoins alimentaires. Prévois une dernière vérification des inscrits quelques jours avant l’événement.
- Consulte les prévisions météo à 7 jours, puis à 48 heures et le matin même. Le plan de repli doit préciser qui décide, quand prévenir les artistes et comment informer le public.
- Ne laisse pas le montage technique au dernier moment : prévois la scène, les escaliers, la sonorisation, les câbles, les multiprises et l’éclairage avant l’arrivée du public. Teste les microphones, les haut-parleurs et les piles de rechange le jour du montage.
- Organise l’arrivée du public avant l’ouverture des portes : balise l’entrée et l’itinéraire, installe les chaises et les tables, puis vérifie les barrières, les poubelles et l’éclairage des zones de circulation. Garde des lampes de poche et du gaffer accessibles pendant toute la soirée.
Questions fréquentes
- Quelles autorisations faut-il pour organiser un spectacle en plein air ?
- Cela dépend du lieu, de la commune et des horaires, mais les vérifications doivent commencer plusieurs semaines avant l’événement. Contacte la mairie dès que le site et l’aire de jeu sont définis, notamment pour les exigences sonores.
- Quand faut-il confirmer la météo pour un spectacle en plein air ?
- Fais un premier point à 7 jours, une décision opérationnelle à 48 heures et une dernière vérification le matin même. Le plan en cas de mauvais temps doit être confirmé avant l’envoi des informations finales au public.
- Combien de temps faut-il prévoir pour monter la scène et le son ?
- Prévois au minimum une demi-journée pour acheminer le matériel, monter les éléments de scène, installer le son et l’éclairage, puis effectuer les tests. Ajoute du temps si le site impose un balisage ou un long trajet entre le déchargement et l’aire de jeu.
- Quand envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ?
- Ouvre les inscriptions dès que le lieu, les artistes et les horaires sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant le spectacle. Fais un dernier point sur les réservations de chaises et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’accueil du public.
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