LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een openluchttheatervoorstelling organiseren

Een openluchttheatervoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en stoelen neerzetten. Leg eerst de datum, locatie en vergunningvoorwaarden vast en reserveer daarna podium, techniek en toiletten. Werk toe naar een duidelijke bezoekersinformatie, een technische plattegrond en een plan voor regen. Controleer in de laatste week de weersverwachting, catering, programma’s en alle materialen, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Voorstellingsdatum bevestigen

  • Locatiebeschikbaarheid bevestigen

  • Vergunningvoorwaarden controleren

  • Artiestencontracten vastleggen

  • Techniek reserveren

  • Podium reserveren

  • Toiletten reserveren

  • Cateringafspraken vastleggen

  • Voorstellingsinformatie schrijven

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst bijwerken

  • Programma afdrukken

    2 personen

  • Routebeschrijving publiceren

  • Weersverwachting controleren

  • Regenplan communiceren

  • Technische plattegrond maken

    2 personen

  • Stoelenindeling bepalen

    2 personen

  • Cateringmenu definitief maken

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Programma's sorteren

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

  • Locatie inspecteren

    2 personen

  • Podium opbouwen

    4 personen

  • Achterdoek bevestigen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur plaatsen

    3 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Lichtapparatuur plaatsen

    3 personen

  • Stroomvoorziening aansluiten

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Toegangsroute markeren

    2 personen

  • Publieksborden plaatsen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    2 personen

  • Garderobe inrichten

  • Kassa en check-in inrichten

    2 personen

  • Techniek testen

    3 personen

  • Podium veilig controleren

    2 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Artiënten laten omkleden

  • Publiek ontvangen

    4 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Kaarten controleren

    2 personen

  • Welkomstdrank serveren

    3 personen

  • Openingsaankondiging verzorgen

  • Voorstelling begeleiden

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Pauzebuffet aanvullen

    2 personen

  • Pauzepubliek begeleiden

    3 personen

  • Avondverlichting inschakelen

  • Tweede voorstelling begeleiden

    3 personen

  • Publieksvragen begeleiden

  • Afscheid en vertrek begeleiden

    3 personen

  • Artiesten uitzwaaien

Nazorg

  • Catering afbouwen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Stoelen opruimen

    4 personen

  • Tafels opruimen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur afkoppelen

    3 personen

  • Lichtapparatuur afkoppelen

    2 personen

  • Podium demonteren

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten controleren

  • Materialen inpakken

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Locatie netjes opleveren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Podiumdelenaantal 12
  • Podiumtrap
  • Regisseursstoelaantal 2
  • Stoelenaantal 120
  • Statafelsaantal 6
  • Tafelsaantal 8
  • Partytentenaantal 3
  • Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

  • Mengpaneel
  • Actieve speakersaantal 2
  • Subwoofersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 4
  • Microfoonstatievenaantal 4
  • DI-boxenaantal 2
  • Audiokabelsaantal 12
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Stroomhaspelsaantal 4
  • Muziekspeler

Verlichting

  • LED-spotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Zaklampenaantal 6

Decoratie

  • Achterdoek
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Tafelkledenaantal 10
  • Decoratieve lantaarnsaantal 12
  • Pijlbordenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 160
  • Wijnglazenaantal 80
  • Bordenaantal 140
  • Besteksetsaantal 140
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Koffiekopjesaantal 80

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkokersaantal 2
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Serveerbladenaantal 10
  • Schaaltjesaantal 12
  • Tangenaantal 6
  • Afdekfolieaantal 2
  • Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemsetsaantal 3
  • Vloertrekkersaantal 2
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakdoekenaantal 24
  • Handzeepdispensersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Bevestig locatie, datum en vergunningvoorwaarden minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer daarbij ook of de locatie stroom, publieksruimte en een geschikte plek voor toiletten biedt.
  • Maak uiterlijk 4 weken voor de voorstelling een technische plattegrond met podium, stoelen, speakers, lichtstatieven, kabelroutes en publieksingangen. Zo zie je vroeg of verlengkabels, stroomhaspels of extra licht nodig zijn.
  • Communiceer het regenplan tegelijk met de uitnodiging of uiterlijk 2 weken vooraf. Vermeld wanneer bezoekers bericht krijgen, waar de voorstelling doorgaat en of de aanvangstijd verandert.
  • Sluit de bezoekerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Gebruik het definitieve aantal voor catering, programma’s, stoelen en herbruikbare bekers.
  • Doe boodschappen en verzamel materialen uiterlijk de dag vóór de voorstelling. Test op de dag zelf vóór de soundcheck alle microfoons, speakers, muziekspeler, LED-spots en verlichting; leg zaklampen klaar voor de afbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchttheatervoorstelling organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Artiestencontracten, locatie, vergunningvoorwaarden, podium, techniek en toiletten moeten dan nog beschikbaar zijn; catering en uitnodigingen regel je doorgaans 4 tot 6 weken vooraf.
Wanneer moet ik het regenplan voor een openluchttheatervoorstelling communiceren?
Communiceer het plan uiterlijk 2 weken voor de voorstelling en herinner bezoekers er 24 uur vooraf aan. Controleer de weersverwachting opnieuw 48 en 6 uur voor aanvang, zodat je tijd hebt om partytenten, verplaatsing of afgelasting te regelen.
Hoeveel stoelen en programma's moet ik klaarzetten?
Gebruik de definitieve bezoekerslijst van 3 tot 5 dagen vooraf als basis en houd ongeveer 5 procent extra stoelen en programma’s achter de hand. Zo vang je last-minute aanmeldingen en beschadigde of zoekgeraakte programma’s op.
Wanneer test ik de techniek bij een openluchttheatervoorstelling?
Plan minimaal 2 uur vóór publieksontvangst voor opbouw en test. Controleer dan het mengpaneel, de actieve speakers, draadloze microfoons, kabels, stroom en LED-spots afzonderlijk; doe daarna nog een korte volledige soundcheck.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!