LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser une représentation en plein air

Une représentation en plein air demande de coordonner le lieu, les artistes, la technique et l’accueil dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et la disponibilité du site, puis vérifiez les autorisations avant de réserver la scène, les toilettes et le matériel audio. Les invitations et les inscriptions doivent être suivies assez tôt pour ajuster les sièges, le catering et les besoins alimentaires. Gardez enfin un plan pluie concret : une météo incertaine ne doit pas bloquer les décisions de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date de la représentation

  • Confirmer la disponibilité du lieu

  • Vérifier les conditions du permis

  • Consigner les contrats des artistes

  • Réserver la technique

  • Réserver la scène

  • Réserver les toilettes

  • Finaliser les accords de restauration

  • Rédiger les informations du spectacle

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des visiteurs

  • Imprimer le programme

    2 personnes

  • Publier l’itinéraire

  • Vérifier les prévisions météo

  • Communiquer le plan pluie

  • Créer le plan technique

    2 personnes

  • Déterminer la disposition des sièges

    2 personnes

  • Finaliser le menu du catering

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Trier les programmes

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Fixer la toile de fond

    2 personnes

  • Installer le matériel sonore

    3 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Brancher l'alimentation électrique

    2 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    2 personnes

  • Balisage de l’accès

    2 personnes

  • Installer les panneaux pour le public

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

  • Installer la caisse et l’accueil

    2 personnes

  • Tester la technique

    3 personnes

  • Vérifier la sécurité de la scène

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Faire changer les artistes

  • Accueillir le public

    4 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Contrôler les billets

    2 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Faire l'annonce d'ouverture

  • Animer le spectacle

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet de pause

    2 personnes

  • Superviser le public de la pause

    3 personnes

  • Allumer l’éclairage du soir

  • Accompagner la deuxième représentation

    3 personnes

  • Animer les questions du public

  • Accompagner les départs

    3 personnes

  • Dire au revoir aux artistes

Suivi

  • Démonter le catering

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les chaises

    4 personnes

  • Dégager les tables

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Débrancher le matériel de sonorisation

    3 personnes

  • Débrancher le matériel d'éclairage

    2 personnes

  • Démonter le podium

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Emballer le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Rassembler les objets perdus

  • Rendre le lieu en parfait état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 12
  • Escalier de podium
  • Chaise de réalisateurqté 2
  • Chaisesqté 120
  • Tables hautesqté 6
  • Tablesqté 8
  • Tentes de réceptionqté 3
  • Portantsqté 2

Équipement

  • Table de mixage
  • Intervenants actifsqté 2
  • Subwoofersqté 2
  • Microphones sans filqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Boîtiers DIqté 2
  • Câbles audioqté 12
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Enrouleurs électriquesqté 4
  • Lecteur audio

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes de pocheqté 6

Décoration

  • Fond de scène
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Nappesqté 10
  • Lanternes décorativesqté 12
  • Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 160
  • Verres à vinqté 80
  • Assiettesqté 140
  • Couvertsqté 140
  • Louchesqté 8
  • Tasses à caféqté 80

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Petits bolsqté 12
  • Pincesqté 6
  • Film de protectionqté 2
  • Pains de glaceqté 16

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 3
  • Raclettes de solqté 2
  • Seauxqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 24
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez le lieu et la date avant de signer avec les artistes ou les prestataires. Vérifiez au même moment les conditions du permis : horaires, niveau sonore, accès et obligation éventuelle de prévoir des toilettes.
  • Préparez le plan technique avant l’arrivée du matériel. Indiquez l’emplacement de la scène, des sièges, de la table de mixage, des enceintes, des câbles et des rallonges afin d’éviter un montage improvisé.
  • Suivez les inscriptions dans une liste unique jusqu’au jour du spectacle. Demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant, puis transmettez le nombre final au catering.
  • Contrôlez les prévisions météo 72 heures avant, puis de nouveau le matin même. Communiquez le plan pluie avec une heure et un lieu de repli précis, plutôt qu’un simple message disant que la représentation sera adaptée.
  • Prévoyez la signalétique et l’éclairage avant l’ouverture au public. Les panneaux indicateurs, les lampes de poche et les guirlandes lumineuses sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables dès la tombée du jour.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une représentation en plein air ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les artistes, la scène, la technique et les invitations.
Quand vérifier la météo pour une représentation en plein air ?
Faites une première vérification 72 heures avant, puis une dernière le matin de la représentation. Le plan pluie doit être communiqué dès que la décision devient nécessaire, idéalement au moins 24 heures à l’avance.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle en plein air ?
Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Vous pourrez ainsi ajuster les sièges, le programme, le catering et les besoins alimentaires.
Combien de toilettes prévoir pour une représentation en plein air ?
Le nombre dépend de la fréquentation, de la durée et des règles du lieu ou du permis. Vérifiez cette exigence au moins 4 semaines avant et confirmez la réservation avec le prestataire avant de publier les informations du spectacle.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !